Če uporabljate Excel 2007 ali novejšo različico, je tabelo zelo enostavno shraniti kot datoteko PDF. Poleg številnih drugih formatov datotek je PDF na voljo tudi kot oblika shranjevanja. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
Pokličite meni »Datoteka« (Excel 2010) ali ukaz »Shrani kot« z gumbom Office (Excel 2007). V naslednjem pogovornem oknu odprite polje s seznamom "Vrsta datoteke". S klikom na miško izberite obliko »PDF (* .pdf)« s seznama razpoložljivih oblik datotek. Naslednja slika prikazuje, kako izgleda pogovorno okno:
V to pogovorno okno vnesite ime datoteke za dokument PDF. Ime tabele Excel je podano, lahko pa izberete tudi drugo.
Excel ponuja dve možnosti optimizacije za shranjevanje kot datoteko PDF. Možnosti vam omogočajo, da datoteko optimizirate na »Standardno (spletne publikacije in tiskanje)« ali »Najmanjša velikost (spletne publikacije)«. Izberite želeno možnost.
Če želite pri shranjevanju le del delovnega zvezka shraniti kot datoteko PDF, kliknite »Možnosti«. Nato lahko z blokom »Objavi kaj« izberete »(izbrani obseg celic)«, »Aktivni listi (-i)«, »Celoten delovni zvezek« ali »Tabela« (velja le, če kurzor uporabljate na območju oblikovano kot tabela) lahko shranite kot PDF.
Če potrdite polje »Prezri območja tiskanja«, bodo vsa območja tiskanja, ki ste jih ustvarili v Excelu, prezrte, ko ustvarite datoteko PDF.
Notranje informacije iz datoteke Excel, kot so avtor, datum shranjevanja in komentarji, ne smejo biti shranjene v datoteki PDF, če se ta datoteka uporablja tudi zunaj podjetja. Zato onemogočite potrditveno polje "Lastnosti dokumenta" v območju "Vključi informacije, ki jih ni mogoče natisniti" v pogovornem oknu "Možnosti".
Ko izvedete vse nastavitve, v pogovornem oknu kliknite »V redu«. Excel nato ustvari datoteko PDF in jo shrani na izbrano mesto za shranjevanje.
