Uporabite okrajšavo pri zadevi, da prejemniku takoj sporočite, da gre le za info pošto, zahtevo, naročilo ali kaj podobnega.
O osebnih dokumentih, s katerimi začnete obravnavo, se dogovorite z ljudmi, s katerimi si pogosteje izmenjujete e-pošto. Z "[Info]", "INFO" ali "FYI" (kot okrajšava za "for your information") lahko označite e -poštna sporočila, s katerimi prenašate samo informacije - ki ne zahtevajo nobenega dejanja prejemnika .
Z »[ToDo]«, »TODO« (ali še krajše »2TO«), »TASK« označite e-pošto, ki vsebuje delovni nalog za prejemnika.
Če vi in vaša ekipa delate na več projektih, je lahko koristno tudi, da ime projekta ali okrajšavo postavite na začetek teme.
Nadaljnji identifikatorji so lahko: »VPRAŠANJE«, »VPRAŠANJE«, »NAROČILO«, »NAROČILO« (ali »NAROČILO«).
Če je mogoče, mora biti identifikator na začetku teme. Lahko jih napišete z velikimi črkami ali z velikimi / malimi črkami ali pa jih poudarite s kvadratnimi oklepaji ali drugimi posebnimi znaki.
Poskusite uporabiti kratke identifikatorje: to vam daje več prostora za ostale informacije v temi. A s kratico ne pretiravajte. Če prejemnik ne ve, kaj stoji za kratico, identifikator nima smisla.
Bodite previdni pri pisanju velikih začetnic
Pri filtrih za neželeno pošto veliko velikih začetnic v temi (pa tudi številni klicaji) kaže, da je to lahko neželena pošta.
