Microsoft Excel privzeto razvrsti podatke v vrstice. To pomeni, da prva vrstica tabele določa vrstni red vseh drugih vrstic do zadnje. Razvrščanje stolpcev v programu Microsoft Excel je potrebno v izjemnih primerih, na primer, ko je treba seznam imen razvrstiti po abecedi. Excel vam v enem od zavihkov ne ponuja posebnega gumba za razvrščanje po stolpcih. Vendar pa lahko razvrščanje v stolpcih izvedete z menijskimi ukazi v petih preprostih korakih.
Razvrščanje v stolpcih, tako kot pri vrsticah, je mogoče uporabiti tako za števila kot za besedilo in vrne rezultate, ko je jasno definirano, katere vrednosti služijo kot ključna polja in kako naj bodo razvrščene.Naslednji praktični primer prikazuje, kako uporabiti pet preprostih korakov v programu Microsoft Excel za razvrščanje besedila in podatkov v stolpcih.
Kako razvrstiti po stolpcih v Excelu?
V primeru smo postavili preprosto tabelo. Namenjen je prikazu delovnih dni štirih zaposlenih v podjetju v zadnjem koledarskem letu.
Tabela naj bo razvrščena po stolpcih, tako da so imena zaposlenih razvrščena po abecedi. Če želite razvrstiti stolpce, naredite naslednje:
1. Označite obseg B1 do E13, ki ga želite razvrstiti.
2. V Excelu različice 2007 se pomaknite do zavihka PODATKI in menijske postavke RAZVRSTI IN FILTRIRAJ. V Excelu do vključno različice 2003 pokličite ukaz DATA - SORT.
3. Po kliku na gumb SORT se odpre meni z možnostmi, v katerem lahko naredite svoje individualne nastavitve razvrščanja. Če želite razvrstiti po stolpcih, pojdite na MOŽNOSTI.
4. V pogovornem oknu, ki se prikaže, pod možnostjo PORAVNAVA kliknite RAZVRSTI STOLPCE. Možnost razvrščanja potrdite z gumbom OK.
5. Ponovno se prikaže pogovorno okno SORT. Po preklopu na »Razvrsti stolpce« v poljih seznama SORT ne morete več izbrati stolpcev, temveč vrstice tabele. Na seznamih izberite vrstico(-e), po kateri želite, da je tabela razvrščena v stolpce. Nato določite, ali naj bodo stolpci razvrščeni v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu.V našem primeru uporabljamo vrstico 1 kot referenco.
Naslednja slika prikazuje pogovorno okno po opisanih nastavitvah:
Potrdite nastavitve razvrščanja z gumbom OK. Excel nato razvrsti vašo tabelo v želeno obliko tako, da razvrsti stolpce za imena v vrstici 1 po abecedi od A do Ž, tako da je zaposlena Jennifer na prvem mestu.
Če povzamemo, je v Microsoft Excelu poleg običajnega razvrščanja po vrsticah mogoče združevati po stolpcih. To je lahko primerno na primer, če morate razvrstiti obsežno tabelo zaposlenih s podatki po abecedi.
V bistvu lahko vrstni red razvrščanja prilagodite na uporabniku prijazen način v območju menija SORT. Poleg privzete nastavitve »A do Ž« lahko razvrstite tudi v obratni smeri ali stolpce po meri.
S prilagoditvijo kriterija razvrščanja in možnostjo uporabe funkcije razvrščanja v Microsoft Excelu za razvrščanje po vrsticah in stolpcih imajo uporabniki Excela na voljo vse možnosti za prikaz svojih preglednic Excel individualno in profesionalno za razvrščanje.
