Tako lahko spreminjate dokumente Word
Pri ustvarjanju besedilnega dokumenta se praviloma prepričajte, da je postavitev pravilna in da se izognete pravopisnim, slovničnim in ločilnim napakam. Ko je delo o vsebini in obliki besedila končano, so pogosto še vedno posamezne pomanjkljivosti. Zato je smiselno dokumente na koncu ponovno pregledati in po potrebi spremeniti.
Word: Sledite, popravite in popravite spremembe
Microsoft Word vključuje različne možnosti za urejanje besedil. Še posebej, če besedila ne sme popraviti le avtor, ampak tudi drugi ljudje, so različne funkcije programa Pisarne idealne za preverjanje.
Medtem ko razpoložljive predloge že omogočajo skladnost s formalnimi vidiki, Word tudi samodejno preveri črkovanje in ločila v besedilnem dokumentu. Te funkcije v Wordu so znane večini uporabnikov in so označene z rdečo ali modro podčrtano določeno lego. Katere funkcije, to je integrirana orodja programa, pa je še vedno mogoče uporabiti? Na primer, kako deluje sledenje spremembam?
Ko prejmete besedilo, ki ga morate pregledati in urediti v Wordu, lahko sledite tem korakom, da popravite in sledite spremembam:
Odprite zavihek »Preveri« na menijskem traku datoteke Word.
Tu boste našli različne možnosti za vstavljanje sprememb in njihovo ustrezno označevanje. Na primer, kliknite gumb Nadaljuj, da odprete ustrezen zavihek.
Na tej točki se lahko odločite, ali želite spremembam slediti ali ne. Če kliknete ustrezen simbol, bodo urejanja besedila, ki jih nato izvedete, označena kot tako imenovane oznake. Na ta način lahko avtor razume in sledi, kdo je uredil besedilo, kje in kdaj ter izvedel spremembe.
Vaše komentarje lahko nato prenesete v besedilo s pomočjo polja »Sprejmi«.
Če dokument popravite v korekcijskem načinu, je zaradi svetle barve urednik lažje videl spremembe in jih morda obdržal takoj. Če več recenzentov dela na datoteki, lahko avtor na koncu bolje razume, kdo je predlagal popravke.
Sprejmite spremembe v Wordu: tako deluje
Ali prejemate dokument s številnimi spremembami in bi radi nadaljevali in sprejeli spremembe zaporedoma? Nato naredite naslednje:
-
Kliknite zavihek »Pregled« na traku.
-
S klikom na "Sprejmi" sprejmete spremembo, "Zavrni" spremembo zavrne.
-
Iz revizije v revizijo lahko preskočite s klikom na gumba "nazaj" in "naprej".
Pomembno: Ne sprejemajte nobenih sprememb z uporabo "nazaj" in "naprej".
Nastavitev oznak: navodila
Revidirani dokument je za vas preveč zmeden? Če nastavite, katere oznake bodo prikazane, lahko spremljate stvari: izbirate med vsemi pripisi, spremembami oblike in ravni besedila ali pa samo prikažete, kje je bilo kaj spremenjeno neposredno v besedilu. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:
-
Kliknite zavihek »Pregled« na traku.
-
V spustnem meniju za »Pokaži oznake« izberite, katere oznake želite videti: Komentarji, vstavki in izbrisi ter oblikovanje.
-
Pri »Oznake: vse« lahko izberete, ali želite videti vse spremembe neposredno v besedilu ali samo videti, da je bilo kaj spremenjeno.
namig: Ali želite natisniti dokument brez pripomb ali popravkov? Nato izberite »Oznaka: nič«.
Tako lahko vstavljate komentarje in odpravljate napake
V Wordu lahko najdete različne vrste oznak. Prvič, sam program poudarja besede, ki vsebujejo napake. Po drugi strani pa lahko uredniki uporabijo tudi način popravljanja. Če natančneje pogledate oznako, lahko hitro vidite, katere predloge želite sprejeti in katere zavrniti.
Če se na primer zdi, da je Word večkrat označil ime ali tehnični izraz, ki ga v slovarju ni mogoče najti, vendar še vedno obstaja, ga lahko preprosto dodate v slovar. Načeloma se lahko rdeči valovi, ki označujejo napake, izklopijo, na primer, če vas motijo med branjem.
Druge oznake lahko izvirajo tudi od popravljalnih bralcev, ki so uporabili korekcijski način. Če nato uporabite revizijski način, lahko sprejmete komentarje urednikov. Možno je, da je na enem dokumentu hkrati delalo več ljudi. Oznake in komentarje je zato mogoče označiti v različnih barvah. To vam omogoča, da barve komentarjev nastavite tako, da jih ločite.
Poleg oznak se lahko funkcija komentiranja uporablja tudi za predlaganje sprememb idej ali predlogov za izboljšave v dokumentu. Kako uporabljati funkcijo komentarja v Wordu:
-
Odprite zavihek "Preveri".
-
V območju za komentarje boste našli gumb »Nov komentar«. S klikom miške na območje se odpre drugi stolpec in govorni mehurček na robu izbranega območja. Na ta način lahko v besedilo hitro dodate posebne obrobne opombe, ki jih avtor nato lahko pri popravku upošteva.
-
Na istem področju traku datoteke lahko izbrišete komentarje, če ste jih že vključili.
Dobro je tudi vedeti, da lahko preklapljate med posameznimi komentarji in tako zaenkrat preskočite komentarje ter uredite druge. Zadnjo spremembo si lahko ogledate tudi neposredno. Tako je urejanje datoteke še učinkovitejše.
Funkcije v Wordu: te nastavitve poenostavijo vaše delo
Microsoft Word vam ne samo olajša oblikovanje besedila med pisanjem. Program vam ponuja tudi nekatere funkcije, ki pospešijo revizijo na koncu postopka. Poleg možnosti odpravljanja pogostih napak v samo nekaj korakih z uporabo »Najdi in zamenjaj« Word omogoča tudi večjo raznolikost besedila zahvaljujoč slovarju sopomenk. Druge funkcije in funkcije, ki jih morate poznati v Wordu, so:
- Poljske funkcije
- Makri
- Citati
- Številke strani
- datum
- Hiperpovezave
Zaključek: Tako lahko popravite Word
Pri nastavitvi strani ne samo, da pravilno razporedite glavo in nogo, kazalo, prevode in seznam virov, ampak tudi vsebina in črkovanje. S pogledom na desno stran ne boste več zamudili označevanja napak. V pomoč je tudi novo preverjanje črkovanja na koncu besedilnega dela.
Če obstaja število besed ali znakov, jih lahko Word šteje in jih hitro in enostavno preveri. Možno je tudi tiskanje samo popravkov besedila. Na splošno nastavitve programa ponujajo široko paleto možnosti za revizijo besedilnih dokumentov.
S sledenjem spremembam lahko vidite natančno zgodovino sprememb v dokumentu. Tako imenovane oznake so koristni pomočniki: Vizualizirajo spremembe v testu. Ko so vse popravke narejene, lahko končano datoteko shranite kot PDF ali pošljete dokumente v obliki obrazcev.
Pogosta vprašanja
Kako lahko prikažem spremembe drugih urednikov?
Odvisno od načina, v katerem so drugi uredniki popravili ali komentirali zadevni dokument, se lahko komentarji prikažejo na različne načine. V vsakem primeru se lahko odločite, katere predloge boste pogledali. Če želite to narediti, odprite zavihek »Nadaljnje ukrepanje« pod zavihkom »Preveri«. Tu lahko nastavite kljukice za različne skupine napak.
Kako lahko vstavim komentarje v besedilo?
Zavihek »Pregled« vas pripelje do gumba »Komentarji«. Na tem mestu lahko ustvarite nov komentar, tako da označite zahtevani odsek besedila in nato kliknete polje "Nov komentar". Zapišite opombo v govorni mehurček. Word ponuja možnost integracije komentarjev s črnilom. Dokumente lahko komentirate brez tipkovnice.
