Natančno izračunajte delovni čas: zabeležite dejavnosti v Outlooku in jih ovrednotite v Excelu

Ali poravnavate naročila ali projekte glede na opravljene ure? Ali pa samo želite vedeti, koliko časa ste porabili za določen projekt ali stranko?

Nato prenesite podatke iz Outlookovega dnevnika ali koledarja v Excel, da tam nadaljujete z izračunom.

Ne glede na to, ali podatke za zaračunavanje vzamete iz koledarja ali dnevnika, je odvisno od tega, kako delate: Če čas, ko delate za določeno stranko, blokirate v ustreznem sestanku, lahko te podatke kopirate iz koledarskega Excela. Če želite namesto tega voditi zapisnik po minuti, kdaj in kako dolgo ste delali za stranko, je dnevnik bolj primeren. Vendar morate na začetku in na koncu delovne seje znova vklopiti in izklopiti lastni časovnik dnevnika.

Pokažite čas, porabljen v dnevniku

Dnevnik v Outlooku lahko uporabite za beleženje, kako dolgo ste delali na projektu ali za stranko. V standardni nastavitvi dnevnik prikazuje dejavnosti, zabeležene za določeno stranko v pogovornem oknu za stik, ne pa tudi ustreznega trajanja. To lahko spremenite na naslednji način:

1. V mapi Stiki odprite stik, za katerega želite, da se opravila beležijo.
2. Odprite zavihek do vključno z Outlookom 2003 dejavnosti. V Outlooku 2007/2010 pa kličete Stik → Pogled → Dejavnosti naprej.
3. Če tukaj ni stolpca trajanje lahko vidite, z desno miškino tipko kliknite sklic ali V mapi in pokličite ukaz Prilagodite trenutni pogled naprej.
4. kliknite na polja.
5. Spodaj Izberite razpoložljiva polja izberite Vsa področja revij. Nato kliknite spodaj Razpoložljiva polja naprej trajanje in gor Dodati k.
6. Zaprite pogovorna okna.

Rekordni čas, porabljen za stranke

Koliko časa delate za stranko, lahko Outlook zabeleži na naslednji način:

1. Odprite mapo Stiki in z desno tipko miške kliknite stik, za katerega želite zapisati opravljene ure.
2. Pokličite ukaz v kontekstnem meniju Nov vnos v dnevnik za stik (do Outlooka 2003) oz Ustvari → Nov vnos v dnevnik za stik (Outlook 2007) oz Ustvari → Nov vnos v dnevnik (Outlook 2010).
3. Vnesite kratko temo (Outlook predlaga ime stranke) in izberite vrsto vnosa.
4. kliknite na Začni merjenje časa oz. Začni merjenje časa (v Outlooku 2007/2010) za zagon časovnika.
5. Zdaj naredite tisto, za kar boste stranki izdali račun.
6. Takoj, ko končate, vnesite dnevnik v Outlook iz ospredja in kliknite na Ustavite merjenje časa (oz. Ustavite časovnik v Outlooku 2010).
7. Shranite in zaprite vnos v dnevnik.
8. Da vam za vsako opravilo ni treba ročno zagnati beleženja, lahko Outlooku tudi naročite, naj zabeleži nekatere dejavnosti, ki jih izvajate za določen stik. Če želite to narediti, pokličite ukaz Orodja → Možnosti na in kliknite na Možnosti dnevnika. Izberite stik in elemente ter aplikacijske programe. Zaprite pogovorna okna.