Excelove tabele: na prvi pogled struktura

Vrstice, stolpci, celica, naslovi

Microsoft Excel se uporablja na zasebnem in poslovnem področju. Zahvaljujoč programu je mogoče izvesti matematične izračune in nastaviti različne parametre v različnih razmerjih. V bistvu se to sprva sliši abstraktno. Vendar je Excel v bistvu inteligenten program, ki vam pomaga zbrati podatke, jih ovrednotiti in predstaviti, kot želite. Da bi lahko te funkcije Excela uporabljali za poklicne ali zasebne namene, je priporočljivo ustvariti Excelovo tabelo, ki jo lahko uporabniki prosto formatirajo. Kako pa je struktura Excelovih tabel in kaj je mogoče?

Tako izgleda struktura Excelovih tabel

Program ponuja različna področja uporabe in je zato zelo vsestranski. Pomembno pa je razumeti, kako je Excelova preglednica strukturirana in kako se napaja z ustreznimi podatki. Takoj, ko uporabniki odprejo program, imajo pred seboj delovni zvezek, ki je sestavljen iz praznega delovnega lista. Naslovi vrstic in stolpcev omejujejo posamezne celice. Podatki v obliki številk in besedila, ki so vneseni na prazen delovni list, se sprva imenujejo Excelov seznam. Ta seznam ali posamezne obsege celic lahko v preprostih korakih oblikujete v Excelovi tabeli. V bistvu je struktura Excelovih tabel videti tako:

• Linije
• stolpci
• Celice
• registrirati

Oblikovane tabele so predstavljene z vrsticami in stolpci. Glave vrstic so vodoravne in oštevilčene zaporedno. Glave stolpcev potekajo navpično in so dodeljene črki. Točka, na kateri se srečata vrstica in stolpec, se imenuje celica. Celica B3 je na primer točka, ki izhaja iz vrstice 3 in stolpca B. Obstajajo tudi zavihki za registracijo. Ustvarite ga lahko, ko se datoteka poveča. Z zavihkom register lahko preprosto preklapljate med različnimi tabelami na delovnem listu. Zaradi lahke strukture različnih elementov lahko uporabniki vnesejo različne podatke v tabelarno obliko in jih tako jasno prikažejo.

Uporaba Excelovih tabel: zasebna in poklicna področja uporabe

Ne glede na finance ali statistično analizo podatkov - Excel je najbolj razširjen program za preglednice.

Z Excelom, na primer, obstaja možnost snemanja vnosov in izhodov (zasebnih ali poslovnih). Uporabnik lahko prilagodi, katere formule se uporabljajo za vnesene vrednosti. S pomočjo Excelove strukture tabel lahko hitro ustvarite pregled podatkov.

Primer tabele Excel iz zasebnega sektorja

Knjigo proračuna hranite v Excelovi preglednici. Določite lahko, kako visoki so vaši prihodki in odhodki. Stroške lahko razvrstite v različne skupine. Na primer: najemnina, trgovina z živili, zavarovanje itd. Z uporabo različnih formul in vnosom različnih stroškov lahko na primer daljše časovno obdobje spremljate finance. Na ta način lahko analizirate, kako so se vaši stroški spremenili v zadnjem mesecu ali celo v zadnjih petih letih.

Primer preglednice Excel iz poslovnega sektorja

Podjetja lahko uporabljajo Excelove tabele za beleženje in ocenjevanje podatkov na primer z različnih lokacij podjetja. To lahko vključuje določanje dobička v celoti ali razdeljeno na posamezne panoge. Poleg tega lahko na primer podatke o osebju vstavimo v Excelove tabele.

Vrtilne tabele kot posebna oblika tabele

Če so podatki v obliki tabele in jih želite oceniti, programi za preglednice, kot je Excel, ponujajo možnost ustvarjanja tako imenovane vrtilne tabele. To je posebna tabela, s katero je mogoče veliko količino podatkov zmanjšati na razumljiv obseg in analizirati. Poudarek je na primer na podatkovnem zapisu iste vrste in povzetek v vrtilni tabeli. Delne rezultate je mogoče izračunati na enak način. Struktura vrtilne tabele je podobna strukturi tabele Excel; samo izpolnjuje drugo funkcijo.

Primer vrtilne tabele

Podjetje ima podatke o svojih zaposlenih v obliki seznama. To je lahko na primer oddelek, spol, leto rojstva, plača in leta zaposlitve v podjetju. To Excelovo tabelo lahko zdaj pretvorite v vrtilno tabelo. Prednost tega je, da se lahko različni podatki različno vrednotijo. Na primer, vrtilna tabela lahko izračuna povprečno plačo, skupno plačo ali šteje zaposlene v posameznih skupinah. Možno je tudi oceniti, koliko žensk in moških je v podjetju oziroma kako visoka je povprečna starost zaposlenih.

Struktura tabel Excel ponuja te prednosti pred seznami

Takoj, ko so podatki vneseni v Excel, se najprej ustvari seznam. Seznam lahko pretvorite v tabelo z gumbi ali kombinacijami tipk. Tabele imajo več prednosti pred seznami. Zlasti pri delu z velikimi nizi podatkov se lahko med premikanjem, vrednotenjem ali razvrščanjem prikradejo napake, ki uničijo celoten nabor podatkov. Pri tabelah pa razvrščanje zapisov podatkov ni napačno. Tabele predstavljajo velike nabore podatkov na obvladljiv način in ponujajo možnost razširitve podatkov po potrebi.

Kako deluje oblikovanje tabel Excel?

Tabele je enostavno oblikovati. Z nekaj kliki so na voljo različne možnosti oblikovanja, ki zagotavljajo jasno predstavitev informacij.

• Glave in noge
• Vrstice rezultatov
• Povezane vrstice in stolpci
• Prva in zadnja vrstica
• Samodejni filter

Glave in noge za boljši pregled

Excel ponuja možnost vstavljanja glav in nog. To vam omogoča, da naredite preglednejše tabele v delovnem zvezku in zagotovite potrebne informacije. V glavi ali nogi je prostor za številke strani, datume ali imena. Obstajajo tudi vrstice z naslovom, ki prikazujejo vrsto podatkov, vnesenih v ustrezne celice. To so lahko na primer oznake, količine ali časovna obdobja. Te lahko po želji filtrirate. V nasprotju s seznami lahko glave in noge tabel skrijete in prikažete.

Vrstice rezultatov kot del tabele Excel

Vrstice rezultatov so za prikaz vsote različnih celic ali obsegov celic kot skupnega rezultata. Poleg ustvarjanja seštevkov se lahko vrstici z rezultatom dodelijo druge funkcije. Te je mogoče prikazati in skriti tudi v tabelah.

Združene vrstice in združeni stolpci za povzetek več obsegov celic

Celice lahko povežemo navpično in vodoravno. To je potem potrebno za boljši pregled v tabeli. Na primer, ustvarili ste celico za vsak mesec. Da bi bilo bolj jasno, kaj pomenijo vnesene številke, lahko celice nad podatki združite in vanj vstavite naslov. Lahko bi na primer rekel "mesečna prodaja". Prav tako lahko preprosto označite prvi in zadnji stolpec v oblikovanih tabelah. Možno je tudi zamrznitev prve ali zadnje vrstice. To zagotavlja potreben pregled, zlasti pri dolgih mizah. V nasprotnem primeru lahko med drsenjem preprosto izgubite vnos.

Samodejni filter je uporaben za razvrščanje podatkov

Druga pomembna funkcija v Excelu je tako imenovani samodejni filter. Poleg funkcij filtriranja obstajajo tudi možnosti razvrščanja. Na primer, če želite seznam imen razvrstiti po abecedi. Vendar je treba nato nastaviti nastavitev, tako da ni razvrščen samo stolpec, ampak tudi ustrezne vrstice. Prednost samodejnih filtrov je, da lahko na primer razvrščate po abecedi ali številkah od majhnih do velikih in da se tudi povezani podatki samodejno razvrstijo. Poleg tega se lahko filtrirajo posamezni podatki.

Primer samodejnega filtriranja

V tabeli Excel s podatki o zaposlenih želite filtrirati, koliko jih prihaja z lokacije xy. Če želite to narediti, morate nastaviti ustrezen samodejni filter in prikazati samo ustrezne zaposlene. Poleg tega lahko filtrirate glede na več parametrov. Na primer kraj izvora in ekipa. Z ustreznimi samodejnimi filtri lahko uporabniki ugotovijo, koliko zaposlenih v skupini živi na istem mestu.

Vnaprej določeni slogi tabel po meri

Excel vam ponuja veliko izbiro različnih vnaprej določenih predlog za obliko tabel. Velika prednost tega je, da lahko uporabne elemente tabele hitro prilagodimo in spremenimo. Možno je tudi ustvarjanje slogov tabel po meri. Zlasti podjetja lahko ustvarijo mize v svojem lastnem oblikovanju. Tabele lahko tako prikažete v svoji pisavi ali lastnih barvah.

Učinkovito uporabljajte Excelovo strukturo tabel za svoje delo

Če želite formatirane Excelove tabele uporabljati v profesionalnem ali zasebnem okolju, se morate seznaniti z osnovami programa. Za mnoge je Excel zastrašujoč program z neštetimi zmedenimi funkcijami.

Na splošno je priporočljivo, da se najprej osredotočite na osnove delovanja. Ker se obvladajo osnovne funkcije, kot je oblikovanje, je program že mogoče učinkovito uporabljati.

Prav tako je koristno vedeti, katere funkcije program sploh lahko prevzame. Ni pomembno, ali uporabnik ve, katero formulo uporablja in kako. To je še vedno mogoče raziskati in si jo prisvojiti. Če želite Excel uporabljati za določen namen, se morate pri pridobivanju veščin sprva omejiti na to in se nato morda spoznati z drugimi funkcijami. To zagotavlja, da uporabnik od začetka ne odvrne obsega programa in izgubi pregled.

Zaključek: Formatirana Excelova struktura tabel olajša pregled podatkov

Program Excel je del paketa Microsoft Office in je na voljo uporabnikom Apple in Microsoft. S programom za preglednice lahko uporabniki navedejo podatke v tabeli v delovnem zvezku in jih program ovrednoti. Enostavna struktura Excelovih tabel uporabnikom ponuja strukturiran prikaz podatkov skozi naslove vrstic in stolpcev, naslove in vrstice rezultatov. Poleg tega je mogoče z oblikovanjem označiti pomembna območja celic in vrednosti, ki jih vsebujejo, ali spremeniti pisavo in velikost. Poleg tega lahko vnesene podatke pretvorite v diagrame v Excelovih tabelah, na primer za prikaz jasne porazdelitve informacij. V primerjavi s seznami podatkov ima struktura Excelovih tabel prednost, da so na voljo razširjene funkcije, ki omogočajo prihranek časa in učinkovitejšo oceno vnosov. Poleg individualnega oblikovanja tabel so uporabnikom seveda na voljo tudi predloge, s katerimi lahko ocenijo svoje podatke na delovnem listu.