Vaš gumb za prihranek časa: Tako ustvarite naloge iz Worda in Excela neposredno v Outlooku

Ali ste seznanjeni s tem: Pišete pomemben dokument in zgodi se vam nekaj, kar bi radi posneli kot opravilo v Outlooku. Takoj, ko ste v Outlooku, si na hitro oglejte e -pošto - in ste izven delovnega toka. Wi -Fi

Eno osnovnih pravil pri upravljanju časa je: »Zapiši.« Ideje in naloge bi morali zapisati takoj, sicer jih boste pozabili ali pa boste morali del svoje koncentracije posvetiti zapomnitvi. Zapis na kos papirja ali v drugi Wordov dokument je možnost, vendar morate nato naloge prenesti v Outlook, kar zahteva dodatne napore.

Izkušnje so pokazale, da hiter vstop v Outlook za nalogo ni dobra ideja. In potem obstaja veliko tveganje, da boste "na hitro" pogledali nabiralnik e-pošte. Pogosto ne ostane pri tem, "bom hitro pogledal, ali je kolega Meier odgovoril". Mnogi pisarniški delavci odprejo več e-poštnih sporočil, morda nanje takoj odgovorijo, odprejo povezano spletno mesto itd. Kot je Microsoft ugotovil med preiskavo, lahko takšna prekinitev hitro traja do 15 do 20 minut. In ko se vrnejo k dokumentu, na katerem so delali prej, pogosto traja še 5 do 15 minut, preden lahko spet poberejo nit. Bolj ko ste zapleteni tok misli, s katerim ste se pravkar soočili, dlje bo trajalo, preden boste lahko produktivno delali.

Tako je lažje: v Word, Excel in druge Officeove programe lahko dodate gumb, s katerim lahko hitro ustvarite opravilo v Outlooku iz ustreznega programa, ne da bi morali preklopiti na okno Outlooka. Z drugimi besedami: ostanete v znanem okolju in zmanjšate tveganje, da vas motijo.

V Wordu in Excelu do različice 2003 dodajte gumb Ustvarite opravilo Microsoft Office Outlook v eni od orodnih vrstic (samo v PowerPointu in Publisherju iz Officea 2007). V Office 2007 v vrstico za hitri dostop vključite ustrezen gumb. V sistemu Office 2010 je mogoče tudi ustvariti svoj zavihek ali skupino na zavihku in vstaviti gumb. Onenote ima privzeto gumb za Outlookova opravila.

Gumb Vstavi v Word / Excel do leta 2003

V orodno vrstico Word in Excel dodajte ikono, s katero lahko ustvarite opravilo v Outlooku iz ustreznega programa.

To naredite na naslednji način:

1. Pokličite ukaz v Wordu ali Excelu Orodja → Prilagodi naprej.
2. Odprite register Ukazi.
3. Izberite v oknu Kategorije možnost Vsa naročila konec.
4. Nato poglejte v okno Ukazi vnos TaskCreate (v Wordu) oz Ustvarite opravilo Microsoft Office Outlook (v Excelu).
   
5. Povlecite ta vnos z miško v eno od orodnih vrstic v Wordu ali Excelu in ga spustite na mesto, kjer bi se morala prikazati ikona.
6. Zaprite pogovorno okno.

Gumb Vstavi v Office 2007

V Wordu, Excelu, Powerpointu in Publisherju 2007 lahko ikono namestite samo v vrstico za hitri dostop. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

1. Kliknite gumb v vrstici za hitri dostop v Wordu (ali želenem programu) Prilagodite vrstico za hitri dostop in pokličite Več ukazov naprej.
2. Spodaj Izberite ukaze izberite Ukazi niso na traku (Office 2007) oz Ukazi niso na traku (Office 2010).
3. Pomaknite se po abecednem seznamu ukazov, da poiščete vnos Ustvarite opravilo Microsoft Office Outlook.
4. Izberite ta vnos in kliknite na Dodati kda dodate ikono v orodno vrstico za hiter dostop.
5. S puščičnimi gumbi premaknite vnos na želeno mesto.
6. Če ne želite več spreminjati orodne vrstice za hitri dostop, zaprite pogovorno okno.
7. Ponovite korake od 1 do 6 za druge Officeove programe, iz katerih želite ustvariti Outlookova opravila.
   

Gumb Vstavi v Office 2010

Najlažji način je, da gumb dodate v vrstico za hitri dostop, tako kot v sistemu Office 2007. Druga možnost je, da lahko v trenutni različici sistema Office gumb vključite v menijski trak. Vendar pa morate najprej ustvariti svoj zavihek ali skupino v obstoječem zavihku.

Ustvari nalogo

Takoj, ko kliknete ikono v Wordu ali Excelu Ustvarite opravilo Microsoft Office Outlook v Outlooku se bo odprlo novo okno opravil - tudi če Outlook trenutno ne deluje. Outlook kot predmet določi ime dokumenta, ki se trenutno ureja v Wordu ali Excelu; dokument je povezan tudi z nalogo. Če opravilo nima nobene zveze z dokumentom, na katerem trenutno delate, preprosto izbrišite ikono dokumenta iz okna opravila in vnesite drugo temo.

Če trenutno odprt dokument še nima imena v Wordu, se prikaže sporočilo, da morate dokument najprej shraniti, preden lahko iz njega ustvarite opravilo. To sporočilo potrdite z v redu, shranite dokument (ali preklopite na prej shranjeni dokument) in nato znova kliknite ikono Ustvarite opravilo Microsoft Office Outlook.

Po drugi strani pa Excel ne zahteva shranjevanja, če kliknete ikono iz prazne tabele. To velja tudi, če še niste shranili sprememb v trenutni tabeli. Tudi to ni problem, ker se podatki iz tabele ne shranijo skupaj z nalogo, ampak le povezava do tabele.