Excel: koristni nasveti in triki za uporabnike

S temi nasveti lahko hitro rešite težave z Excelom

Naši Excel nasveti vam pomagajo slediti številnim možnostim programa Excel. Mnogi uporabniki potrebujejo le obvladljivo število funkcij v službi in zasebnem življenju. Pogosto obstajajo okrajšave za najpogostejše. Obstajajo tudi triki za nastavitev in urejanje Excelovih tabel, ki prihranijo čas in živce.

10 najboljših nasvetov za uporabo Excela

1. V delovni zvezek v Excelu lahko preprosto dodate nove vrstice, tako da označite vrstico, nad katero želite vstaviti drugo. Po desnem kliku lahko izberete "Dodaj vrstico".
2. Podobno deluje s stolpci: izberite stolpec, pred katerim želite vstaviti novega. Ko kliknete desni gumb miške, izberite "Vstavi celice".
3. Če ustvarite dobavnice ali račune z Excelom, lahko s formulo vnesete kraj in datum kot črko.
4. Če želite natisniti tabelo Excel, predhodno preverite predogled preloma s pritiskom na gumb, da vidite, kje program vstavi prelome.
5. Če želite prihraniti čas pri pošiljanju krožnih e-poštnih sporočil ali novic, lahko e-pošto ustvarite s funkcijo Excel.
6. Preprosto dodajte posnetek zaslona iz Excela ali brskalnika v dokument.
7. V odložišču si lahko ogledate in shranite najrazličnejše vsebine.
8. Ustvarite bližnjice do map: tako imate hitro pri roki mape, na katerih delate.
9. Podvojene vrednosti na svojem delovnem listu lahko označite tako, da jih označite, pojdite na "Pravila za označevanje celic" pod "Domača stran" in "Pogojno oblikovanje" ter izberete "Podvojene vrednosti". Vnesite želeno barvo in potrdite z "OK".
10. Svoje diagrame lahko ustvarite tako, da označite podatke, ki vas zanimajo, in nato pod »Vstavi« izberite ustrezen diagram Excel.

Drugi pomembni nasveti v Excelu

Odvisno od tega, za kaj uporabljate program, obstajajo številni drugi nasveti in triki v Excelu, ki olajšajo vaše naloge. Na primer naslednje:

• Če urejate zelo obsežne tabele v delovnem zvezku, vam ni treba vedno znova izračunati vseh področij. Nato lahko preprosto izvedete izračune le za določena podobmočja.
• Če želite ustvariti gesla, jih lahko ustvarite kot zaporedje črk ali iz črk in številk.
• Uporabite Excel za učenje besedišča z nekaj preprostimi ukazi in formulami.
• Konstante lahko izbrišete, hkrati pa formule hranite v celicah.
• S samo nekaj kliki lahko svoj seznam delite s konstanto.
• Če med delom ne želite veliko klikati naprej in nazaj, vam lahko Excel tudi prebere vsebino celice.
• Uporabite lahko nekaj ukazov in formul, če želite kateri koli številki na svojem seznamu dodati premijo ali popust.
• Če vam razmerja formul v tabeli niso jasna, jih lahko prikažete.
• Če namesto točk in slikovnih pik raje delate s centimetri in milimetri, lahko v Excelu pretvorite merske enote.

Pomembne bližnjice na tipkovnici za Excel

Za pogosto uporabljene Excelove funkcije lahko pogosto uporabite bližnjico na tipkovnici. To lahko uporabite hitreje kot funkcije, ki jih morate najprej vnesti. Microsoft je za Excel olajšal vaše delo za bližnjice na tipkovnici.

Majhna izbira vrhunskih bližnjic na tipkovnici

• Če želite na seznam Excel dodati nove vrstice in stolpce, obstajajo tudi bližnjice na tipkovnici: z izbrano vrstico ali stolpcem pritisnite CTRL in +.
• Če želite vstaviti prelom vrstice, dvokliknite mesto, kjer želite, da se prikaže, in pritisnite Alt in Enter. Prelom vrstice lahko vstavite tudi s formulo.
• Če želite vstaviti diagram, obstaja bližnjica na tipkovnici: Alt in F1.
• Če želite hitro oblikovati celico, jo kliknite in pritisnite Ctrl in 1.
• S tipkama Ctrl in puščicami dosežete ciljni rob delovnega lista (puščica navzgor, glava itd.).
• S tipkama Ctrl in S hitro shranite mizo.

Predloge programa Excel za pomoč

V Excelu imate vse možnosti, da svoje dokumente nastavite tako, kot želite. Vendar traja nekaj časa, v poslovnem svetu pa so tako ali tako standardizirani številni procesi. Zato obstajajo Excelove predloge, s katerimi lahko prihranite čas pri oblikovanju.

Kakšne predloge obstajajo?

V samem Excelu boste našli celo vrsto uporabnih predlog - naj bodo to računi, proračun, izračuni kreditov, poročila o prodaji, poročila o stroških ali zapisi krvnega tlaka. Lahko dobite predloge za snemanje časa in za katero koli obliko koledarja. Paket Office365 ponuja tudi veliko število predlog za prenos - od knjig receptov in vabil do kontrolnih seznamov. Našli boste tudi vnaprej oblikovane dokumente za predstavitve različnih vrst. Če vam ponudba ne zadošča, boste našli predloge za prenos s številnih spletnih mest v internetu.

Nasveti programa Excel: različni računi

Takoj, ko izvedete več izračunov v tabeli, lahko za to uporabite matrično formulo. Na primer, če želite določiti skupni znesek od prodaje različnih artiklov v različnih številkah in po različnih cenah, obstaja več načinov izračuna: število artiklov pomnožite z ustrezno ceno in dobite posamezne cene, ki jih nato seštej. Lahko pa uporabite matrično formulo in preskočite korak izračuna. Še posebej je primeren, kadar so računi zmedeni in raznoliki.

Reševanje težav v Excelu: koristni nasveti

Kljub uporabniku prijaznim aplikacijam se lahko v Excelu pojavijo pogoste težave in okvare. Te preprečujejo nemoteno delo in želite se jih čim prej znebiti.

Te težave se lahko pojavijo pogosteje

• Presledek uniči formule in tako ponareja rezultate - ali povzroči sporočila o napakah. Presledke lahko odstranite z le nekaj ukazi: Izberite Excelovo tabelo in pritisnite Ctrl + H. V vrstico "Iskanje" vnesite presledek, vrstico "Zamenjaj z" pa pustite prazno. S klikom na "Zamenjaj vse" se iz tabele izbrišejo vsi prostori.
• Če povezave in makri v tabeli ne delujejo, ko jih odprete, morate v varnostnem opozorilu pod menijsko vrstico klikniti "Aktiviraj vsebino". To storite le, če datoteka prihaja iz zaupanja vrednih virov!
• Če v celici vidite zeleni kot, s katerim ne najdete nič narobe, je oblikovanje morda napačno. Ponovno formatirajte celico ali izberite rumeni klicaj in kliknite »Prezri napake«, če oblikovanje za tabelo ni pomembno.

Značilne napake v Excelu

Na primer, napake, ki jih Excel prikazuje relativno pogosto

• ##### - stolpec je preozek
• #PREZIME? - če besedilo v funkciji ni prepoznano

• #RELACIJA! - če sklic na celico ni veljaven
• #VREDNOST! - formula želi izvesti izračun z dvema celicama z različnim oblikovanjem
• # DIV / 0! - je bila deljena z nič ali prazna celica
• Krožna referenca - trenutna celica se nanaša na vas po vaši formuli

Za vse naloge obstajajo Excelovi nasveti

Nasveti, ki ustrezajo vašemu delu s programom Excel, vam lahko prihranijo veliko časa - naj bo to v službi ali v zasebnem življenju. Predvsem pa ste lahko prepričani, da boste zaradi Microsoftove podpore in številnih storitev za pomoč v internetu vedno našli rešitev za svoje težave.

Tu je še nekaj člankov o nasvetih in težavah v Excelu:

• Uporabite matematične funkcije samo za filtrirane rezultate seznama Excel

• Seznam razvrstite po rojstnih dnevih