Besedilo in hitri deli - avtomatizacija besedila v Outlooku

Kako najbolje delati s hitrimi deli v Outlooku

Zasnova e-pošte v Outlooku ni nujno, da je v vsakem primeru individualna. V poklicnem in zasebnem okolju se podobna ali primerljiva elektronska sporočila nenehno oblikujejo. E -poštno sporočilo, ki spremlja ponudbo, na primer običajno vsebuje podobne besedilne komponente. Odgovor na poizvedbo je tudi nespecifičen in ga je treba spremeniti v smislu številk ali največ izdelka. Podobnost pri pojmovanju pošte je v osnovi smiselna in vsebuje korist, ki je ne gre podcenjevati. To je mogoče doseči, če delate več z montažnimi besedilnimi moduli. V trenutni različici Outlooka 365 so besedilni moduli in njihove funkcije na voljo kot hitri moduli, ki se razlikujejo od drugih programov in različic Outlooka.

Video vadnica: Kako ustvariti in uporabljati besedilne module v Outlooku

Ustvarite hiter del v Outlooku - 5 bistvenih korakov do avtomatizacije

V programu Microsoft Outlook lahko hitro sestavite hitro komponento:

1. Odprite novo pošto na zavihku »Datoteka«. V naslednjem koraku napišite določeno besedilo, ki ga želite shraniti kot hiter del.

2. Izberite besedilo v programu Microsoft Outlook in ga kopirajte. Če želite to narediti, lahko uporabite kombinacijo tipk Ctrl + C kot bližnjico ali bližnjico.

   

3. V naslednjem koraku, ko je besedilo še vedno označeno, se pomaknite na zavihek »Vstavi« in preklopite na meni »Besedilo«.

   

4. S klikom na "Hitri deli" se odpre novo izbirno okno, v katerem lahko "Shranite svojo izbiro v katalog hitrih delov".

   

5. Po kliku na "Shrani izbiro v hitri katalog delov" se odpre drugo okno z možnostmi. Tukaj imate priložnost zagotoviti dodatne informacije o besedilnem modulu.

   

Med drugim lahko:

• Besedilnemu modulu dodelite smiselno ime.
• Izberite kategorijo ali ustvarite novo kategorijo, na primer »Ponudbe« ali »Pogodba«.
• Vstavite opis, da kolege obvestite o vsebini besedilnega modula.
• V možnostih izberite, kako naj bo besedilo vstavljeno kot hiter del.

S klikom na »V redu« shranite hitri del in ga lahko kadar koli vstavite v novo pošto.

Hitri del vstavite v e -poštno sporočilo - tako deluje

Gradnik, dodan novemu e -poštnemu sporočilu, ima številne prednosti. Priključitev besedilnih modulov v e-poštno sporočilo je učinkovita in prihrani čas. Poleg tega so odhodna sporočila po vsebini in oblikovanju podobna. To je še posebej pomembno v poklicnem okolju, pri povpraševanju ali ponudbi.

Ustvarjen besedilni modul v e -poštno sporočilo imate dve možnosti:

Alternativa 1: vstavite besedilni modul, na primer samodejno besedilo

Vaš hitri del z imenom "Besedilni modul 1" se samodejno prikaže kot možnost vstavljanja takoj, ko v besedilo vnesete prvih nekaj znakov imena hitrega dela.

Niz »Besedilo« zadošča, da Outlook poišče hitri del. Hitri del se vstavi s klikom na tipko Enter. To vam prihrani veliko časa pri zasnovi e-pošte.

Alternativa 2: Ročno vključite hitro komponento

Poleg avtomatizirane različice lahko hitro komponento vključite tudi ročno. To brez težav deluje tako, da odprete novo e -poštno sporočilo in se s kazalcem pomaknete do točke v besedilu, kamor želite vstaviti besedilo.

V naslednjem koraku preklopite na zavihek »Hitri deli« na zavihku »Vstavi«. Kliknite na element menija, da prikažete vse hitre dele, ki jih lahko vstavite.

Po kliku na želeno hitro komponento se bo pojavila v besedilu vašega e-poštnega sporočila.

Organizirajte, uredite in izbrišite hitre dele

Sčasoma postane neizogibno, da je treba samostojno oblikovane hitre gradnike spremeniti ali izbrisati. Deli besedila, vključene številke ali odstotki se lahko spremenijo. Če želite spremeniti ali izbrisati besedilni modul, ravnajte na naslednji način:

1. Na zavihku "Vstavi" se pomaknite do elementa menija "Hitri deli".

2. Odprite meni "Hitri deli" in kliknite modul, ki ga želite spremeniti, odpre se nov meni za izbiro, v katerem lahko uredite besedilni modul.

   

3. Med drugim imate možnost urejanja lastnosti besedilnega modula. Prilagodite lahko ime bloka ali opis. Pri »Organiziraj in izbriši« pridete do »Organizatorja za module«, v katerem lahko uredite vse shranjene besedilne module in jih po potrebi izbrišete.

   

4. S klikom na "Zapri" se shranijo vse spremembe v vaših osebnih besedilnih modulih. Spreminjanje besedilnih modulov je možno le v novejših različicah Outlooka. V Outlooku 2007 ali 2010 ni uradnega načina za naknadno urejanje hitrih delov. S trikom, pri katerem besedilni modul shranite pod drugim imenom, lahko še vedno urejate in prilagajate.

Če povzamemo, funkcije Hitri deli in Samodejno besedilo vsebujejo bistvene možnosti za delno avtomatizacijo ustvarjanja besedil. Uporaba obeh funkcij je idealna za poslovna pisma, v katerih je treba uporabiti poseben ali skupni pozdrav, na primer "Dragi". Osebne pozdrave lahko shranite tudi kot samodejno besedilo.

Podobno je s povabilom, ponavljajočimi se željami za rojstni dan ali obletnice ali pogostimi vprašanji. Kratice in formulacije so lahko kadar koli oblikovane kot hitri gradniki. Na ta način lahko podpise vstavimo tudi pri zamenjavi dejanskega podpisa. Za črke in poslovne črke, ki jih je treba pisati od besede do besede, obstaja tudi modul.

Poleg funkcije hitrih delov v Outlooku podjetja in poslovneži uporabljajo orodje za produktivnost Text Expander iz Smile. S to plačljivo aplikacijo se lahko poslovna pisma in e -poštna sporočila dodatno profesionalizirajo glede samodejnega besedila. S programom Text Expander lahko delate v sistemih Windows in Mac.

Nasvet:

Da bi ves čas imeli pregled nad svojimi hitrimi gradniki, je smiselno in usmerjeno v prakso, da jih razvrstite v razumljive kategorije.

Zaključek

Ustvarjanje hitrih delov v programu Microsoft Outlook ni težko. Nov blok lahko shranite v 5 preprostih korakih. Dodelitev razumljivih kategorij, jasna imena modulov in jasen opis so pomembni za učinkovito vključevanje hitrih modulov v e-pošto. Ta postopek za ponavljajoča se e -poštna sporočila vam bo prihranil veliko časa pri spočetju. Poleg tega ta postopek zagotavlja, da se na ponudbe ali povpraševanje odgovori in pošlje podobno.