Dobro upravljanje podatkov: naloge, orodja in koncept

To so štiri vrste podatkov, ki jih morate absolutno poznati

Vprašanje pravilnega upravljanja podatkov postaja vse bolj pomembno za podjetja. Konec koncev se v podjetjih vsak dan obdelujejo velike količine podatkov, njihova dostopnost na eni strani in zaščita na drugi strani pa sta le del upravljanja podatkov.

Kaj vključuje upravljanje podatkov? definicijo

Upravljanje podatkov se nanaša na zbiranje, uporabo in shranjevanje podatkov ob upoštevanju nekaj parametrov. S podatki je treba upravljati poceni, varno in učinkovito. Upravljanje podatkov bi moralo zaposlenim v podjetjih in drugih organizacijah omogočiti uporabo podatkov za doseganje ciljev, odločanje, izvajanje ukrepov in s tem povečati vrednost podjetja. Ta uporaba podatkov mora potekati v skladu z določenimi specifikacijami in biti vedno optimizirana.

V tem kontekstu sta upravljanje podatkov in upravljanje procesov tesno povezana. Konec koncev so v mnogih podjetjih podatki premoženje podjetja. Ustrezni procesi so bistveni za učinkovito zaščito te vrednosti, pa tudi za ustvarjanje novih vrednosti in brez težav dostopa do obstoječih podatkov.

Za odgovorno in učinkovito upravljanje podatkov podjetja potrebujejo koncept, ki zajema vse vidike:

• Zberite podatke
• shranite podatke
• obdelati podatke
• Arhivirajte podatke
• izbrisati podatke

V najboljšem primeru ta koncept upošteva zahteve podjetja glede upravljanja podatkov ter varnost in zaščito podatkov.

Obstajajo 4 različne vrste podatkov

Za celovit pristop k upravljanju podatkov je pomembno, da razumete različne vrste podatkov. Konec koncev želijo na primer osebne podatke, kot so imena in naslovi zaposlenih, obravnavati drugače kot podatke, ki jih objavite na spletnem mestu svojega podjetja na način, ki je čitljiv za vse.

Osebni podatki

Vsi podatki, ki se nanašajo na določene osebe, kot so imena, naslovi ali bančni podatki zaposlenih, so osebni podatki. Zbrani podatki meritev in podatki o strankah se prav tako štejejo za osebne podatke. Vsi podatki v zvezi z našimi zaposlenimi in strankami ter drugimi tretjimi osebami se štejejo za osebne podatke. Ti morajo biti posebej zaščiteni.

Občutljivi podatki podjetja

Vsi podatki v zvezi s tajnostmi podjetij, kot so davčni in računovodski dokumenti, so občutljivi podatki podjetja. Podatki, ki nastanejo med projekti, kot so izračuni, recepti, raziskovalni podatki in tehnično znanje, so prav tako razvrščeni kot občutljivi podatki. Na tem področju štejejo tudi notranji postopki ali procesi, seznami strank in strategije podjetja. Tu je pomembno, da kot del upravljanja podatkov jasno določimo, katere podatke je treba zaščititi in katere ne. Običajno imajo podjetja ob vstopu v družbo nove zaposlene, ki podpišejo pogodbo o zaupnosti, s katero se zavezujejo, da ne bodo razkrili občutljivih podatkov podjetja tretjim osebam.

Sekundarni podatki

Sekundarni podatki izhajajo iz nadaljnje obdelanih primarnih podatkov. Sklicujejo se na vse podatke, ki so ustvarjeni za drugačen namen in se pojavijo tudi kot del ukrepa. Če so na primer na fotografijah, ki so posnete in objavljene v prostorih podjetja, vidne registrske tablice zaposlenih ali strank, so to sekundarni podatki. Tudi če je bila na primer izvedena raziskava, se lahko pojavijo sekundarni podatki. Dejanski vprašalnik so primarni podatki, rezultati, ki so povzeti iz teh primarnih podatkov in ne dopuščajo več sklepanja o vprašanih, pa so sekundarni podatki.

Javno dostopni podatki

Če se podatki delijo z javnostjo na spletnem mestu lastnega podjetja ali v tiskanih dokumentih, morajo izpolnjevati določene zahteve. Na primer, avtorske pravice ali pravice do blagovnih znamk ne smejo biti kršene, na primer na fotografiji lahko vidite druge blagovne znamke, razen vaše. Vaše lastne logotipe in slogane je treba zaščititi pred krajo drugih, na primer tako, da jih registrirate kot besedno ali figurativno znamko.

Upravljanje podatkov: Obstajajo te naloge

Pri upravljanju podatkov obstajajo različne naloge.

• Zbiranje podatkov Ob upoštevanju ekonomičnosti podatkov se lahko zbere le toliko podatkov, kolikor je resnično potrebno. V Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) je ta dolžnost varčevanja določena.
• Zagotovite kakovost podatkovs previdnim delom pri vnosu podatkov.
• Uporaba podatkov naj bo pregleden.
• Izogibajte se prenosu podatkov, če je možno. Več podatkov se premakne iz A v B, bolj ranljivi ste za kršitve varnosti ali izgubo podatkov.
• Naj bodo viri podatkov lahko dostopni.
• Varno shranite podatke, na primer v oblaku ali v za to namenjeni programski opremi zbirke podatkov.
• Varni podatki in redno ustvarjajte varnostne kopije, na primer v oblaku ali na zunanjem pomnilniškem mediju.
• Zaščitite datotečne sisteme in celotno IT, zaradi hekerskih napadov ali zlonamerne programske opreme. To je mogoče s požarnimi zidovi in najnovejšo zaščito pred virusi.
• Notranja zaščita podatkov s prenosom pravic v podatkovnih sistemih. Konec koncev je treba na primer podatke o zaposlenih zaščititi tudi pred drugimi zaposlenimi.
• Zaščitite strojno opremo, proti požaru, poškodbam vode ali prenapetosti.
• Sporočite usposobljenost pri ravnanju s podatkida se izognete napačnemu delovanju.
• Preverite kakovost podatkov, po možnosti v fiksni pravilnosti.
• Arhiviranje podatkovda bi bil obseg podatkov o sistemih in napravah, ki so trenutno v uporabi, čim manjši. Podatke je treba na primer za določen čas hraniti tudi za davčni urad, ne glede na to, ali so še vedno potrebni za tekoče poslovanje.
• Trajno izbrišite podatkeda bi na eni strani ustvarili prostor in se na drugi strani znebili odgovornosti za varstvo podatkov. Vnaprej je treba skrbno preveriti, ali je mogoče podatke, ki jih je treba izbrisati, res trajno izbrisati ali pa jih morda ne potrebujejo drugje. Brisanje ni isto kot brisanje, zato se podatki na nekaterih trdih diskih preprosto prepišejo. Če jih želite resnično odstraniti, morate delati z ustreznimi programi, kot je CCleaner.
• Upoštevajte pravno varnost in skozi a redna analiza vaših podatkov upoštevajte splošno zakonodajo.
• Vpogled pregleden ustvarite in delite z drugimi.

Izzivi in cilji pri upravljanju podatkov

Izziv pri upravljanju podatkov je, da so vse te naloge medsebojno povezane in oblikovane čim bolj učinkovito in praktično. Vsak zaposleni bi moral imeti dostop do podatkov, ki jih potrebuje, ne da bi zanemaril varstvo podatkov. Tako imenovana smernica za upravljanje podatkov je lahko koristna za podjetja. To določa, kako se v podjetju ravna s podatki.

Posebni izzivi pri upravljanju podatkov med drugim izhajajo iz teh vidikov:

• stalno naraščajoča količina podatkov (veliki podatki)
• vse bolj perfidni napadi hekerjev na varnost podatkov
• Nenehno spreminjanje zakonskih zahtev, kar pomeni, da morajo biti podjetja vedno posodobljena

Spremembe v organizaciji otežujejo tudi ravnanje s podatki. Ker tema upravljanja podatkov postaja v mnogih podjetjih vse pomembnejša, so zdaj celo stalna delovna mesta, tako imenovani upravljavci podatkov, ki se ukvarjajo izključno s to temo.

Upravljanje podatkov: 4 možne programske rešitve

Za upravljanje podatkov v podjetjih obstajajo različne možnosti in številne že pripravljene programske rešitve:

Sistemi za upravljanje vsebin	CMS so sistemi, v katerih so vsebine in informacije združene. Podatkovne baze je mogoče vključiti tudi v sisteme za upravljanje vsebin.
Upravljanje glavnih podatkov	Upravljanje glavnih podatkov pomeni centralno upravljanje glavnih podatkov, to je osnovnih podatkov organizacije. Ne glede na to, ali gre za podatke o zaposlenih ali podatke o strankah - vsi spadajo v glavne podatke in zahtevajo posebno zaščito.
Sistemi za načrtovanje virov v podjetju	S takšno celostno programsko opremo je mogoče zabeležiti vse vire organizacije. Delovno opremo, material, mesečne stroške za zaposlene in še veliko več je mogoče preslikati.
Sistemi za upravljanje dokumentov	Takšni sistemi se lahko uporabljajo za shranjevanje, razvrščanje, upravljanje in arhiviranje dokumentov. Na primer, ecoDMS je primeren za mala podjetja in samostojna podjetja.

Google, Oracle, SAP in številna druga velika podjetja ponujajo številna orodja in programe za upravljanje podatkov.

Upravljanje podatkov za zasebnike

Za samostojne podjetnike, samostojne podjetnike in majhna podjetja je tema upravljanja podatkov pomembna tudi od prvega dne, zato bi morali že v zgodnji fazi iskati ustrezno programsko opremo.

Tema upravljanja podatkov je pomembna tudi kot zasebna oseba, čeprav na manjši ravni. Na domačem računalniku, pametnem telefonu in tabličnem računalniku je velika količina podatkov, ki jih je treba razvrstiti, upravljati in varnostno kopirati.

Uporabna orodja za upravljanje podatkov

Podatke lahko upravljate s pravimi orodji - za vsak namen obstaja prava programska oprema:

• Z naročilom v moji mapi lahko razvrščate in upravljate datoteke v računalniku z operacijskim sistemom Windows.
• DirPrintOK natisne pregled mape in datoteke kot seznam.
• Z VisiPics lahko na svojem trdem disku poiščete podvojene fotografije in izbrišete nepotrebne slike, da ustvarite prostor za nove podatke.
• DupeGuru vam bo pomagal najti podvojene datoteke. Lahko razvrstite po različnih vrstah datotek, kot so glasba, slike in drugo.
• Odklenite blokirane datoteke z Unlockerjem.
• S programsko opremo Jajuk lahko uvozite svojo glasbeno zbirko in jo nato razvrstite.
• Terminplaner.net je preprosto orodje za upravljanje datotek.
• Ant Movie Catalog pomaga katalogizirati videoposnetke, DVD-je in Blu-ray.
• Upravitelj datotek Double Commander je zelo primeren za kopiranje in premikanje datotek za ustvarjanje reda v računalniku. Ta program lahko uporabite tudi za paketno preimenovanje datotek.
• Dircomp vam omogoča primerjavo celotnih map med seboj, da ohranite skladnost podatkov.
• S prenosom »Hitro brisanje praznih map« lahko preprosto izbrišete prazne mape v Outlooku.
• Folder Axe vam omogoča, da mape, ki vsebujejo velike količine datotek, razdelite v dve ali več map.
• Orodje Toucan ima samo eno funkcijo: udobno in varno kopiranje datotek. To delo opravlja zadovoljivo.
• Zvočne knjige lahko berete s CDexom ali EasyTagom in jih shranite na trdi disk.
• Z IsoBusterjem lahko preberete slikovne datoteke.

Nasveti in triki za dobro upravljanje podatkov

Dobro upravljanje podatkov se začne s pravimi orodji, vendar zahteva veliko več. Če upoštevate nekaj pravil, boste podaljšali življenjski cikel svojih podatkov in prihranili kaos v vašem sistemu:

• Naj bo kakovost podatkov visoka že od samega začetka. Ne vpisujte napačnih, nepopolnih, slabo strukturiranih ali nepotrebnih podatkov. Izogibajte se podvajanju.
• Upoštevajte veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, da se izognete težavam.
• Varnostno kopirajte svoje podatke, da se lahko vedno vrnete na varnostno kopijo.
• Naj bo uporaba podatkov pregledna.
• Najbolje je, da svoje podatke postavite tam, kjer imajo končni cilj.
• Standardizirajte črkovanje in prevode.
• Avtomatizirajte procese, kot je ustvarjanje varnostnih kopij.
• Poenostavite procese.
• Učinkovito omrežne rešitve in združujejo različne metode za kar najbolj celovito upravljanje podatkov.
• Smiselno je tudi povezovanje podatkov in združevanje različnih informacij v enotno strukturo.

Zaključek: upravljanje podatkov zahteva strukturirane postopke

Upravljanje podatkov je kompleksno področje z veliko različnimi zahtevami. Obstajajo različne vrste podatkov in vsakega je treba obravnavati drugače. Na primer, medtem ko so osebni podatki predmet posebnega varstva, so drugi podatki namerno dostopni javnosti. Upravljanje podatkov postavlja številne izzive pri upravljanju, varnostnem kopiranju in arhiviranju informacij. Podjetja so razvajena zaradi izbire med različnimi programskimi rešitvami. Zasebniki se morajo ukvarjati tudi s temo upravljanja podatkov. Številna majhna orodja pomagajo pri tem in olajšajo obravnavo nenehno naraščajoče količine podatkov.