4 načini zaščite Wordovih dokumentov

Kako nastaviti dokument samo za branje

Vedno znova veliko različnih avtorjev v projektni skupini sodeluje pri Wordovem dokumentu. Obstajajo različne možnosti za zaščito Wordovih dokumentov, tako da se izvajajo le tiste spremembe in urejanja, ki so dogovorjena skupaj. Izgubo datotek Word zaradi napak pri delovanju ali težav s strojno opremo lahko preprečite tudi z izvajanjem posebnih varnostnih korakov.

Shranjevanje in zaščita Wordovih dokumentov: zakaj je tako pomembno

Delo z Microsoftovim programom za urejanje besedil Word je postalo sestavni del poklicnega in zasebnega vsakdana. Word je eden od sklopov programov, ki izvirajo iz običajnih pisarniških opravil in so bili prvič objavljeni pod imenom Microsoft Office.

Microsoft redno posodablja različice Officeovih programov s koristnimi novimi funkcijami. Z ustreznim ozadjem poznavanja ravnanja z Wordom lahko Word na eni strani prilagodimo posamezniku, na drugi pa ga razširimo z dodatki Word. Prav tako imate možnost, da posebej določite združljivost različic programa Word in zaščitite svoje besedilne datoteke.

Wordove dokumente je treba zaščititi, zlasti pri pomembnih zadevah. Ne samo nepredvidena izguba zaradi pozabe varčevanja, ampak tudi obdelava s strani nepooblaščenih tretjih oseb povzroča neprijetnosti, ki se jim je mogoče izogniti. Poleg tega se lahko z ustrezno skrbnostjo in predvidevanjem izognemo tudi poškodbam ali izgubi Wordovih dokumentov zaradi težav s strojno opremo.

Enostavno shranjevanje: nikoli več ne izgubite Wordovih datotek s štirimi triki

Na področju opravil Word obstajajo - odvisno od različice - različne, a enako učinkovite možnosti za varnostno kopiranje Wordovih dokumentov.

Poleg klasičnega postopka shranjevanja s kombinacijo tipk "CTRL + S" ali pod zavihkoma "Datoteka" in "Shrani kot" Word ponuja še druge elegantne možnosti za zaščito dokumenta.

1. Vse dokumente preprosto shranite z enim klikom miške

Odvisno od uporabljene različice Worda lahko vse dokumente, odprte v določenem trenutku, shranite hkrati. Ne tvegate več, da bi pomotoma pozabili besedilno datoteko in izgubili spremembe.

Medtem ko Word 2003 in starejše različice izvajajo tak ukaz z bližnjico na tipkovnici, je za shranjevanje vseh dokumentov v novejših različicah treba dodati nastavitev gumba.

2. Samodejno varnostno kopirajte z lokalno varnostno kopijo

Obstaja tudi možnost dela z varnostnimi kopijami. Spet je odvisno od uporabljene različice Worda. Vedno pa obstaja možnost nastavitve "samodejnega varnostnega kopiranja". To deluje z varnostno kopijo dokumenta ali s samodejno obnovitvijo.

V prvi različici se kopija datoteke Word, enkrat shranjena s pripono WBK, ustvari v računalniku takoj, ko se obdeluje izvirni dokument. Če je izvirni dokument med obdelavo poškodovan ali izgubljen, lahko kopijo uporabite.

Namestitev te funkcije v ozadju zahteva manj klikov miške in se nekoliko razlikuje med Wordom 2007 ali novejšimi in starejšimi različicami. Word bo po nekaj kliki ustvaril trajne samodejne varnostne kopije in vas zaščitil pred izgubo podatkov.

3. Word bo poskrbel za varnostno kopiranje datotek s samodejno obnovitvijo

Samodejno obnovitev je tudi Wordova funkcija, ki pomaga zaščititi vaše besedilne datoteke. Medtem ko so ustrezne varnostne kopije za leto 2007 in novejše ročno nastavljene s funkcijo samodejnega obnavljanja v razdelku »Dodatki« ali »Wordove možnosti«, novejše različice vsebujejo poseben gumb na gumbu.

Ko enkrat aktivirate funkcijo, se za vsak dokument Word, ustvarjen v nadaljevanju, ustvarijo varnostne kopije brez nadaljnjih dejanj. Uporabniki novejših različic Worda bodo kontrolnik »samodejno shranjevanje« našli neposredno pod »Start« v zgornjem levem delu opravilne vrstice. Samodejna zaščita se aktivira s premikanjem krmilnika v desno. Vendar pa lahko v nekaj korakih še vedno prilagodite interval, v katerem se naloži kopija:

1. Izberite »Datoteka« in kliknite »Možnosti«.

   

2. Na levi strani okna kliknite »Shrani«.

   

3. Pod "Samodejno obnovi podatke vsakih XY minut" nastavite želeni čas.

   

4. Preverite, ali ste označili dva kljukica na levi strani pred besedilno vrstico in potrdite vnos s klikom na »V redu«.

Karkoli izberete - Word vam zanesljivo pomaga pri zaščiti vseh dokumentov.

4. Izogibajte se izgubi podatkov: Znova preprosto poiščite neshranjena besedila Word

Lahko se zgodi tudi, da po nesreči zaprete Wordov dokument, potem ko ste ga dolgo urejali, ne da bi ga medtem shranili. Nobene spremembe, narejene s funkcijo »Shrani kot«, niste posebej shranili. To v veliki meri ni problematično, saj Word 2010 in novejše različice shranjujejo takšne dokumente, za katere se je menilo, da so bili v ozadju izgubljeni več dni.

Wordov dokument boste našli v razdelku »Datoteka«, »Upravljanje različic« in »Obnovi neshranjene dokumente«. Tu boste našli informacije o tem, kako obnoviti neshranjene dokumente. Ustvarjena besedila običajno niso v končnem stanju, vendar ste običajno prizaneseni številnim delovnim korakom celotne nove produkcije. Običajno se ohranijo osnovne stvari, kot je oblikovanje.

Zaščita pred pisanjem dokumentov in odsekov: nastavite gesla v Wordu

Zlasti pri delu v projektnih skupinah nastanejo zapleteni in včasih večdelni dokumenti. Gesla lahko nastavite za zaščito teh Wordovih dokumentov pred nepooblaščenim dostopom in nepooblaščenimi spremembami. Do urejanja besedilnega dokumenta so upravičeni le tisti, ki imajo pravilno in trenutno geslo. Spodaj je opisano, kako shraniti dokument v načinu samo za branje za vse različice od Worda 2010 naprej.

1. Pojdite na "Podatki" pod "Datoteka".

   

2. Kliknite »Zaščiti dokument« in v spustnem meniju izberite »Šifriraj z geslom«.

   

3. V podano polje vnesite želeno geslo in potrdite vnos.

   

Pomemben nasvet je, da geslo zapišete na varno mesto. Ker, če nimate gesla, vam je prepovedano tudi urejanje izvirnega dokumenta. Nato se odpre samo različica, zaščitena pred pisanjem.

Posamezna področja dokumentov so lahko zaščitena tudi z geslom. Če v delovni skupini spremenite le nekatere odlomke, drugi pa so že v končni različici, je to lahko zelo koristno.

Nasvet: Mimogrede, zaščito pred dokumenti lahko odstranite tako, da ponovite zgornje korake in polje za geslo pustite prazno. Namesto da šifrirate dokument, ga dešifrirate - vendar postopek ostaja enak. Nato ga lahko znova odprete brez posebnega dovoljenja za dostop.

Zaščita dokumentov Word: Omejite urejanje in dostop v programu Microsoft Word

V razdelku »Datoteka« in »Podatki« boste našli tudi druge načine za zaščito dokumenta. Na primer, imate možnost omejiti urejanje ali dostop.

Če omejite urejanje, lahko določite izbor dovoljenih in nedovoljenih sprememb:

• Ali je mogoče pisati komentarje, odgovarjati nanje ali poskrbeti za njih?
• Ali je mogoče uporabiti nekatere sloge, drugih pa ne?
• Kakšno oblikovanje naj vsebuje naslove, ki naj bodo povezani z neprekinjenim besedilom?

Odločite se, katere elemente in vidike v besedilnem dokumentu lahko na kakšen način spremenite.

Če pa zaposlenim v projektni skupini odvzamejo pravice dostopa, razen nekaj, se lahko pravice dostopa tudi individualizirajo. Vse kar morate storiti je, da v polje »Zaščiti dokument« vnesete pripadnost organizaciji ali imena ustreznih pooblaščenih oseb. Preostali sodelavci so od tega trenutka dalje izključeni pri urejanju Wordovega dokumenta. To je še posebej uporabno za vidike, pomembne za varstvo podatkov.

Zaključek: Zaščita Wordovih dokumentov - zelo enostavno zahvaljujoč ustreznim trikom

Wordove dokumente je mogoče zaščititi na različnih ravneh - pred, med in daleč po zaključku. Obstajajo možnosti za obnovitev izgubljenih dokumentov in samodejno ustvarjanje varnostnih kopij.

Poleg tega je mogoče ustvariti dokumente samo za branje in opredeliti vidike, kot sta vrsta dovoljene obdelave ali pooblastilo za dostop. Z ustreznimi zvijačami ne boste več izgubili Wordovih dokumentov - pa naj bo to v zasebnem ali poklicnem kontekstu.

Pogosta vprašanja

Kakšne možnosti obstajajo za zaščito Wordovih dokumentov?

Po eni strani imate možnost, da z enim klikom miške shranite vse dokumente, ustvarite samodejne varnostne kopije in samodejno obnovite prejšnje različice in datoteke Word, za katere ste mislili, da so izgubljene. Po drugi strani pa je mogoče dokumente samo za branje ustvarjati že od začetka, urejanje in dostop pa je lahko tudi omejen.

Kako dokumente zaščitite z geslom?

Če želite dokumentu dodeliti geslo, ravnajte na naslednji način:

1. Na gumbu za zagon kliknite »Datoteka« in nato »Informacije«.
2. Pojdite na »Zaščiti dokument« in v spustnem meniju izberite »Šifriraj z geslom«.
3. Vnesite geslo in ga potrdite.