Predstavitve se redko ustvarjajo in predvajajo na istem računalniku. Namesto tega je treba predstavitev večinoma poslati kolegom, nadrejenim ali strankam. Nato se to pogosto dokaže s pomočjo drugega računalnika ali prenosnega računalnika.
Preden ga posredujete, preverite dokument
Preden pošljete elektronsko kopijo predstavitve PowerPoint, preglejte predstavitev za podatke ali osebne podatke, ki so lahko shranjeni v sami predstavitvi ali v lastnostih dokumenta. Ker lahko ti podatki razkrijejo podrobnosti, ki ne bi smele biti javno znane, je priporočljivo odstraniti te skrite podatke.
PowerPoint vam ponuja orodje, ki nekaj dela namesto vas:
- Kliknite zavihek začeti naprej informacije.
- Kliknite gumb v srednjem delu Preverite težave - preverite dokument.
- Zdaj boste videli seznam elementov, ki jih je mogoče preveriti.
Prilagodite nastavitve pregleda dokumentov
- Privzeto je pogovorno okno Pregled dokumentov označena so vsa polja razen enega.
- Označite tudi kljukico spredaj Vsebina zunanjega diapozitiva. Če je zunaj diapozitiva besedilno polje, bo to odstranjeno.
- PowerPoint med drugim preveri, ali predstavitev še vsebuje komentarje, in po želji izbriše tudi osebne podatke, ki so bili shranjeni v dokumentu, na primer uporabniško ime osebe, ki je ustvarila predstavitev.
- Prav tako lahko odstranite vse pozabljene zapiske v območju zapiskov predstavitve.
- Ko izberete vse možnosti, ki so za vas pomembne, kliknite na Preverite.
- Zdaj vam bodo prikazani vsi najdeni elementi in za vsako možnost se lahko odločite, ali želite uporabiti gumb Odstrani vse želite izbrisati.
- Ko končate, kliknite na Zaključiti.
Previdnostna past: povezave z Excelom
Izpit v PowerPointu 2010 lahko naredi veliko, vendar ne more jamčiti, da bodo odstranjeni vsi notranji podatki.
Vedno ročno preverite, ali je v predstavitvi diagram, ki ob odprtju razkrije več informacij, kot bi želeli. Tako je na primer, če je bil diagram ustvarjen v Excelu in nato bodisi kot povezan Objekt grafikona Microsoft Excel ali z možnostjo lepljenja Uporabite ciljno zasnovo in vdelajte delovni zvezek oz. Ohranite izvirno oblikovanje in vdelajte delovni zvezek vstavljen v PowerPoint.
Če označite tak diagram in kliknite na uredi podatke Kliknite, odpre se celotna Excelova datoteka in ponuja vpogled v druge Excelove podatkovne liste, ki jih morda ne želite izdati.
V primeru povezanih datotek to tveganje običajno obstaja le, ko gledalec odpre predstavitev v računalniku, na katerem je bil ustvarjen. Šele takrat je povezava do Excela dejansko aktivna. Takoj ko se odpre v tujem računalniku, se prikaže sporočilo, da povezana datoteka ni na voljo.
Vendar bodite previdni, ko zapakirate predstavitev na CD, se z njo shranijo povezave. Več o tej temi si lahko preberete v naslednji številki.
Tako odkrijete povezave do Excela in izbrišete odvečne podatke
V predstavitvi ne ustvarite vedno vseh diapozitivov. Če pa ste sami odgovorni za dokončanje predstavitve, lahko na preprost način preverite, ali so vaši sodelavci morda vključili povezan diagram.
Tako se to naredi:
- Kliknite zavihek začeti naprej informacije.
- Spodaj desno boste našli možnost Urejanje povezav do datotek.
- Zdaj boste videli vse povezave v datoteki, po želji pa lahko odstranite tudi posamezne povezave.
V primeru vdelanih delovnih zvezkov izbrišite nepotrebne podatkovne liste.
