Vse, kar morate vedeti o uporabi PowerPointa!
Microsoft PowerPoint kot del zbirke Office uporabljajo milijoni uporabnikov po vsem svetu. V strokovnem okolju je trenutno standard kombinirati predavanje s predstavitvijo PowerPoint. Zasebno lahko PowerPoint uporabite tudi posamično za pripravo določenih informacij na koristen in zanimiv način.
Microsoft PowerPoint je uporabniku prijazen in samoumeven v smislu navigacije po meniju in funkcij. Kljub temu dejstvu je za uporabnike pomembno, da podrobno spoznajo različna funkcionalna področja programske opreme. Poleg tega so nasveti in zvijače uporabni, če želite izkoristiti ves potencial programa PowerPoint. Če se pozornost občinstva poveča z vizualnimi slogovnimi pripomočki in razumljivo strukturo, je mogoče cilje predstavitve doseči učinkoviteje.
Profesionalno predstavite PowerPoint predstavitve z vizualizacijami
Nobenega dvoma ni, da postajajo vizualizacije v naši družbi vse pomembnejše. Zahvaljujoč nadaljnjemu razvoju pametnih telefonov in stalni dostopnosti interneta so videoposnetki, animirane slike ali slike visoke ločljivosti ter zvok in glasba oddaljeni le en klik.
Ker ljudje intenzivneje zaznavajo in hranijo vizualne informacije, je uporaba vizualizacij v Microsoft PowerPointu bistvena. V bistvu je cilj predstavitve v PowerPointu ciljno približati dejstva in informacije občinstvu s pomočjo diapozitivov. Različne pisave, poudarki in barve ter različne velikosti pisav občinstvu pokažejo pomembnost obravnavanih vprašanj.
Hkrati je razumljivo, da predstavitev, v kateri so predstavljena samo besedila, ne prepriča občinstva. Več ko je besedil v predstavitvi, bolj utrujajoča postane predstavitev. Zato ima PowerPoint številne funkcije in slogovne naprave za:
- spodbujati zanimanje udeležencev,
- povečati pozornost in
- vključiti občinstvo.
Vizualizacije v PowerPointu - tukaj boste našli najpomembnejše funkcije
Besedila v PowerPoint vedno vstavljate prek zavihka »Start«. V menijskih območjih »Pisava« in »Odstavek« boste našli najpomembnejše možnosti za učinkovito individualizacijo besedil.
Področja menija »Pisava in odstavek« ponujajo profesionalna orodja za prilagajanje običajnih besedil v PowerPointu.
Vključite grafiko in SmartArt - to so vaše možnosti
Poleg običajnih besedil v predstavitvi je za oblikovanje diapozitivov smiselno uporabiti slike in pametno umetniško grafiko, priljubljeno v Microsoftu. Pojasnjevalne grafike podčrtajo besedila brez besed in povečajo njihovo izraznost. Če pripravljate predstavitev tehničnih podrobnosti ali posebne vsebine, je toliko bolj pomembno, da podprete informacije z ustrezno grafiko in SmartArts.
Grafiko in SmartArts najdete v Microsoft PowerPointu na zavihku "Vstavi" pod postavkami menija "Slike" in "Ilustracije".
Med drugim imate možnost:
- Integrirajte slike iz osebnega fotoalbuma v diapozitive oz
- uporabiti posnetek zaslona.
Poleg grafike Smart Art, v kateri je mogoče vizualizirati sezname, cikle ali procese, boste v izbirnem meniju »Ilustracije« našli tudi možnost integracije diagramov ali 3-D modelov v svojo predstavitev.
Vstavljene slike lahko tudi profesionalno uredite v PowerPointu. To lahko storite tako, da označite vdelano sliko v programski opremi. Samodejno boste prišli v menijsko območje "Format slike." V tem meniju za izbiro imate možnost:
- Za izključitev delov grafike oz
- Temeljno prilagajanje barv in postavitve slike.
Predloge za obliko slike, ki so vgrajene v programsko opremo, so uporabne za sprejemanje in izvajanje predlogov za prilagoditev.
Če povzamemo, je v Microsoft PowerPointu na voljo veliko funkcij, s katerimi lahko uporabljate slike, grafiko umetniške umetnosti ali druge funkcije vizualizacije. Poleg možnosti spreminjanja slik vam koristi tudi možnost prilagajanja barvne zasnove folij, na primer ozadja folije. Primerno in obetavno je velik del časa za pripravo uporabiti za predstavitev prilagajanja vizualizacij. V tem primeru skupaj s predstavitvijo in retoričnimi spretnostmi govorca nastane skladna celotna slika.
Nasvet:
V trenutni različici Microsoft 365 boste našli zanimivo in prelomno funkcijo za vizualizacijo diapozitivov. To je vgrajeno orodje »Ideje za oblikovanje«, ki se samodejno prikaže na desni strani v osnovnih nastavitvah programa PowerPoint. S funkcijo »Ideje za oblikovanje« lahko z nekaj kliki preprosto besedilne diapozitive spremenite v jasne, grafično animirane. Podobno je pri diapozitivih, ki vsebujejo grafiko ali tabele.
Grafiko ustvarite sami - tako deluje
Slike ali slike niso na voljo za vsak izdelek ali vsako temo predstavitve ali pa jih je mogoče uporabiti brez predhodnega obvestila zaradi avtorskih pravic.
V tem primeru PowerPoint ponuja možnost, da sami ustvarite grafiko. Različna orodja, s katerimi je mogoče grafiko samostojno ustvarjati in urejati, so na voljo v PowerPointu in jih lahko izberete na zavihku »Vstavi«.
Orodja za oblikovanje lastne grafike
Najpomembnejša orodja za oblikovanje lastne grafike so na voljo z "Oblikami" in "Piktogrami".
S funkcijo "Oblike" lahko na primer ustvarite lastne blokovske puščice ali uporabite standardne oblike. Piktogrami v PowerPointu ponujajo tudi že pripravljene simbole ali resnične ljudi, ki jih lahko vdelate v predstavitev. Na ta način imate možnost oblikovanja lastne grafike. Te tematsko ustrezajo vaši predstavitvi in razlagajo bistvene ključne točke. Besedilno polje ali grafiko funkcije »WordArt« lahko na enak način vključite v svojo predstavitev.
Učinki in animacije vdihujejo življenje v vašo predstavitev
Vizualizacije profesionalizirajo vsako predstavitev. Fotografije, simboli, miza ali pametna umetniška grafika vzbudijo zanimanje in naredijo predavanje oprijemljivo za občinstvo. To še posebej velja, če grafiki ali diapozitivu dodate učinke ali animacije. Možnost vključevanja učinkov in animacij v predstavitev najdete na zavihkih »Animacije« in »Prehodi«. Animacije je običajno mogoče vključiti v posamezne dele besedila ali grafiko. Nasprotno pa so na splošno na voljo prehodi med dvema folijama.
Kako animirati sliko z učinkom
S klikom na miško izberite grafiko v svoji predstavitvi.
Nato lahko v območju menija »Animacije« izberete ustrezen učinek.
PowerPoint ponuja številne možnosti za učinke in animacijo.
Na zavihku "Prehodi" prehod med dvema diapozitivoma ustvarite drugače.
Na primer, imate možnost, da diapozitiv zbledi ali ga potisnete navzgor in navzdol. Poleg trajanja prikaza lahko vključite tudi posebne zvočne učinke in določite, ali je treba prehod začeti s klikom miške ali kako drugače.
Učinki in animacije ter prehodi med dvema diapozitivoma so pomembni stilski elementi predstavitve. Če teh vrst vizualizacije ne uporabljate pretirano, bodo pritegnile pozornost občinstva in povečale zanimanje. To je še posebej pomembno pri daljših predstavitvah z veliko besedila in zapletenimi informacijami.
Za učinkovitejše delo s PowerPointom uporabite predloge in postavitve
V bistvu potrebujete predlogo za ustvarjanje predstavitve v PowerPointu. To izberete v prvem koraku ob zagonu PowerPointa. Po zagonu programa zaženite novo predstavitev prek zavihka »Datoteka« pod postavko menija »Novo«.
Poleg prazne predstavitve so na voljo že pripravljene Microsoftove predstavitve. Druga možnost je iskanje spletnih predlog in modelov, ki so tematsko povezani z vašo predstavitvijo.
Pripravljene ali zunanje predloge so pomembna možnost za oblikovanje predstavitve. Druga možnost je, da osebno oblikovano predstavitev začasno shranite kot predlogo. To lahko nato uporabite kot osnovo za nadaljnje predstavitve PowerPoint.
Predstavitev shranite kot predlogo ali predlogo
Če želite obstoječo predstavitev shraniti kot predlogo, se pomaknite:
-
Na zavihku »Datoteka« pojdite na element menija »Shrani kot«.
-
Izberite mesto shranjevanja, na primer trdi disk ali pogon v oblaku, in predstavitev shranite kot predlogo PowerPoint.
Nova predloga je shranjena na izbrani poti shranjevanja in vam je takoj na voljo.
Prilagodite postavitev diapozitiva - brez težav z diapozitivom
Pripravljene predstavitvene predloge je mogoče v redkih primerih sprejeti le 1: 1. V prvem koraku prilagajanja filma je običajno treba prilagoditi barve. Glavni diapozitiv v PowerPointu igra bistveno vlogo pri prilagajanju in izdelavi postavitev diapozitivov. V njem lahko:
- Oblike in barve, pisave in velikosti pisav, ozadje in naslovi ter
- Osnovna zasnova
univerzalno prilagojen. Z uporabo mojstra folije prihranite veliko časa in truda. Tako je, ker je z enim klikom mogoče spremeniti vse vizualne ali besedilne spremembe diapozitivov za celotno predstavitev.
V poslovnem okolju so predstavitvene predloge v večini primerov predmet korporativnega oblikovanja. Ta vsebuje specifikacije za oblikovanje filma ali na splošno za digitalne ali običajne tiskarske izdelke ter opredeljuje barve, grafiko in pisave.
Če v predstavitev vstavite nadomestne znake, lahko zagotovite, da je grafika, na primer logotip podjetja, vključena v vsak diapozitiv na določenem mestu. Mejniki so uporabni tudi na naslovnih diapozitivih ali v nogah, da na enakovreden način predstavljajo predmete ali grafiko. S klikom na levi gumb miške lahko prikažete ali skrijete nadomestne naslove ali nadomestne znake za noge.
Pravilna uporaba PowerPointa - pomembno za uspešno predstavitev
Struktura menija v predstavitvenem programu je v bistvu uporabniku prijazna. Predvsem bodo uporabniki, ki poleg PowerPointa delajo tudi z Microsoft Wordom, Excelom ali Outlookom, našli veliko skupnega glede zavihkov, nastavitev v menijih z možnostmi in integrirane funkcije pomoči. Za učinkovito uporabo različnih funkcij in možnosti predstavitvene programske opreme je ključno razumeti strukturo menija PowerPointa. PowerPoint je strukturiran na prakso usmerjen način, tako da lahko novi uporabniki, ki so ponotranili bistvene funkcije in možnosti, pravilno uporabljajo PowerPoint.
Zlasti bi morali poznati naslednja tri kontrolna področja PowerPointa:
|
Glavni zaslon |
Najpomembnejše delovno področje z naslednjo podrazdelitvijo: Levo: Pregled vseh diapozitivov, ki ste jih ustvarili. Sredina: Območje koncepta za prilagoditev vaše predstavitve. Na desno: Integracija idej za oblikovanje funkcij |
|
Zavihek "Domov" |
Na zavihku »Start« v programu Microsoft PowerPoint boste našli najpomembnejša orodja, funkcije in možnosti konfiguracije za oblikovanje profesionalne diaprojekcije v PowerPointu. Med drugim lahko na zavihku "Start" izberete naslednje funkcije: Nastavitev pisav in velikosti pisav. V oblikovanje seznamov vključite odstavke in vstavite oznake. Funkcije »Poišči, zamenjaj in označi«, s katerimi lahko iščete in zamenjate določene izraze v besedilu. |
|
Funkcijske vrstice |
Po potrebi lahko v spodnjo in zgornjo vrstico funkcij postavite osnovne funkcije. Prednastavljene so na primer: Funkcija samodejnega shranjevanja. Puščične tipke "naprej in nazaj", s katerimi lahko razveljavite spremembe. Za začetek predstavitve na projektorju uporabite ikono »Predstavitev zaslona«. Funkcija iskanja PowerPoint. Funkcija popravka v spodnji orodni vrstici, s katero se sistematično odpravljajo črkovalne in znakovne napake. |
Poleg treh osnovnih nadzornih področij v PowerPointu boste našli še veliko drugih menijskih področij in zavihkov, v katerih lahko nastavite posamezne nastavitve.
V tem kontekstu je treba posebej omeniti zavihek »Pomoč«, v katerem boste našli obsežno pomoč pri vprašanjih o PowerPointu ter tečajih usposabljanja in novicah. Področje za pomoč je strukturirano tematsko in ga je mogoče iskati po ključnih točkah.
Združite besedila, zvoke, videoposnetke in mize ter navdušite občinstvo
Uspešna PowerPoint predstavitev je na splošno sestavljena iz mešanice besedil, grafik in videoposnetkov ter informativnih tabel. Mnoge predstavitve vsebujejo tudi glasbo ali zvoke. Prava mešanica vseh slogovnih naprav navduši poslušalce in podkrepi ključna sporočila predstavitve.
Za razliko od besedil se zvočne ali video datoteke v diaprojekcijo vstavijo z zavihkom »Vstavi«. V meniju "Predstavnost" lahko uporabite naslednje možnosti:
- Naložite zvočne datoteke iz lokalnega računalnika ali povezanega pogona v oblaku.
- Posnemite zvočne datoteke in jih shranite v predstavitev.
- Naložite in vključite video datoteke iz svojega računalnika.
- Uvozite videoposnetke iz interneta, na primer iz YouTuba, s kodo za vdelavo.
Po vstavitvi zvočne datoteke ali videa v predstavitev imajo uporabniki na voljo številne možnosti za urejanje predstavnostne datoteke. Različni barvni filtri za video posnetke ali prilagoditve zvočnega simbola in zvočnega formata so uporabni za posamezno vstavljanje predstavnostnih datotek v predstavitev.
Nasvet:
Poleg predstavnostnih datotek lahko diapozitive opremite s pametno funkcijo e-pošte, ki prihrani čas. Na ta način lahko dobite povratne informacije od ljudi, ki si predstavitev ogledajo zunaj v računalniku.
Vključite simbole in formule - hitro opravljeno v PowerPointu
Poleg posebnih grafik in slik, ki podpirajo ali krepijo verbalizacijo, lahko ikone in posebni znaki pripomorejo k bolj profesionalni predstavitvi. Poleg tega simboli ali emojiji presegajo jezikovne in kulturne ovire ter so univerzalni in razumljivi.
Možnost vključitve simbolov in posebnih znakov v predstavitev najdete tudi na zavihku »Vstavi« .Na koncu menijske vrstice pod vnosom »Simboli« lahko v predstavitev vključite posebne znake in simbole ter formule. .
Posebni posebni znaki
Na primer, če iščete poseben poseben znak za predstavitev mednarodnim poslovnim partnerjem, ga običajno najdete na tem področju menija.
Enako velja za znanstvene formule.
Pojasnite dejstva v PowerPointu s pomočjo tabel - tako deluje
Microsoft Office ponuja dodano vrednost, saj so številne funkcije enake v posameznih aplikacijah. Poleg drugih orodij to velja tudi za funkcijo tabele predstavitvene programske opreme. To je zelo podobno funkciji v programu za urejanje besedil Word.
Med drugim lahko z gumbom določite, koliko vrstic in stolpcev je treba vstaviti v tabelo. Poleg oblikovanja tabel v PowerPointu lahko uporabniki Excela izberejo tudi možnost »Vstavi Excelovo preglednico« in vdelajo tabelo, ustvarjeno v Excelu, v PowerPoint. To deluje na uporabniku prijazen način s hiperpovezavami in oznakami skokov.
Strukturirajte, popravite, pošljite predstavitve in zaščitite vsebino
Razumljiva in strokovna struktura je ključnega pomena za uspeh vsake predstavitve. Z vidika voditelja je pri pripravi pomembno poudariti ključna sporočila in dodano vrednost za občinstvo. Poleg tega vizualizacije zagotavljajo okrepitev argumentov.Poleg "skupne niti" in logične strukture je smiselno, da naslov na smiselno predstavimo na diapozitivu. Naslov mora na splošno vsebovati osrednje sporočilo naslednjega diapozitiva. Pomembne so tudi besede, ki bodo ohranile pozornost poslušalca.
Struktura predstavitev - to je bistveno
PowerPoint predstavitev se mora vedno začeti z naslovnim diapozitivom. Naslovni diapozitiv daje občinstvu vtis o temi in strukturi predavanja. Naslednji diapozitiv mora biti prikazan kot pregledni diapozitiv. Pregledni diapozitiv je običajno sestavljen iz strukturiranega seznama tem predavanja. Podobno kot kazalo knjige je pregledni diapozitiv namenjen ustvarjanju napetosti pri občinstvu.
Glavni del predstavitve naj bo strukturiran po ključnih sporočilih in razdeljen na oddelke. Mnogi govorci so imeli dobre izkušnje z obravnavo glavne tematske točke in njeno predstavitvijo na dveh diapozitivih z argumenti. Na tretjem diapozitivu lahko povzetek osrednjega sporočila povežemo z dodano vrednostjo občinstva. Ustrezne diapozitive najdete na zavihku »Start« pod »Nov diapozitiv«.
Nasvet:
S tipkama [Ctrl] in [M] hitro in preprosto dodajte nov diapozitiv v svojo predstavitev.
Kot zavezujoč in povzetek je za predstavitev priporočljivo predložiti enega ali več končnih diapozitivov. Poleg povzemanja vsebine in dejstev je glavni cilj čustveno nagovoriti občinstvo za dosego ciljev predstavitve. Na ta način lahko nastavite nakupne impulze ali prepričate občinstvo.
Pošljite in zaščitite predstavitev
Če želite svojo predstavitev poslati kasneje, imate na voljo različne možnosti. Najlažji način je, da predstavitveno datoteko posredujete neposredno iz programa PowerPoint. To deluje tako, da na zavihku »Datoteka« izberete gumbe »Skupna raba« ali »Izvozi«.
Med drugim imate možnost pretvorbe predstavitve v datoteko PDF ali XPS. Drugim je na voljo prek povezave prek pogona v oblaku, na primer Microsoft OneDrive.
Če želite zagotoviti, da vsebine predstavitve ni mogoče spremeniti, morate datoteki zagotoviti zaščito pred pisanjem ali zaščito z geslom.
V razdelku »Datoteka> Informacije> Zaščiti predstavitev« boste našli različne možnosti zaščite pred pisanjem in šifriranja gesla.
Če na predstavitvi delajo različni ljudje, je smiselno vključiti komentarje in komentarje z zavihkom »Pregled«. Na ta način je mogoče predstavitev ekipe uskladiti in izboljšati na spletu, preden jo predstavimo strankam v zadnjem koraku.
Ko so vsi komentarji obdelani, lahko predstavitev označimo kot "končno". To pomeni, da je to zadnja različica, ki se ne bo več spreminjala.
Združljivost s PowerPointom - dobro uporabite starejše različice in oblike datotek
Ni vedno potrebno ali mogoče uporabiti najnovejše različice programa Microsoft PowerPoint. Mnoge različice PowerPointa, ki so bile izdane že leta, se lahko še vedno izvajajo v sistemu Windows 10. Tudi če starejše izdaje nimajo najnovejših funkcij in funkcij, jih je mogoče uporabiti za ustvarjanje profesionalnih predstavitev.
Poleg tega je mogoče predstavitve, oblikovane v obliki PowerPoint * .ppt, prebrati tudi s trenutno različico. Nasprotno pa lahko predstavitve, ustvarjene s programom PowerPoint 365 in razširitvijo datoteke * .pptx, shranite z razširitvijo datoteke * .ppt. Na ta način je ves čas zagotovljena združljivost naprej in nazaj v PowerPointu.
Predstavitveni program ima način združljivosti kot dodatno orodje. Izberete ga lahko na zavihku »Datoteka« pod postavko menija »Informacije«. Z enim klikom je mogoče pretvoriti predstavitev, ustvarjeno v starejši datotečni obliki * .ppt “, v trenutno obliko zapisa datoteke * .pptx.
Poleg tega lahko predstavitev PowerPoint shranite v drugih oblikah, na primer kot samodejno izvedena predstavitev v formatu wmv.
Predstavitev - kaj bi morali govorci iskati, da bi prepričali
Microsoft PowerPoint svojim uporabnikom ponuja široko paleto možnosti in funkcij za učinkovito, hitro in visoko usposobljenost za ustvarjanje predstavitev. Za oblikovanje predstavitev, ki navdušijo občinstvo in povečajo pozornost občinstva, potrebujete poleg znanja o programu še načrt predstavitve. To mora vsebovati jasen cilj.
V primeru številnih predstavitev PowerPoint v profesionalnem okolju je na primer cilj predstavitve občinstvo seznaniti z lastnostmi izdelka in ga nato spodbuditi k nakupu. Druge predstavitve služijo samo za prenos informacij. Brez jasnega in razumljivega predstavitvenega cilja in strokovne strukture se predavanje izgubi v malenkostih in naštevanju dejstev.
Tudi pri postavljenem cilju predstavitve in strukturirani diapozitivi lahko predstavitev negativno vpliva na občinstvo. To je v primeru, ko je govorec in njegove retorične sposobnosti šibke. V tem primeru profesionalna postavitev ne more shraniti predstavitve, saj je uspešnost predstavitelja enako pomembna kot vsebina predstavitve.
Uspešno predavanje ali predstavitev s podporo za PowerPoint vedno vključuje:
- Tudi zadosten čas priprave
- Oblikovanje posameznih folij, ki temeljijo drug na drugem.
Učinkovite so vizualizacije, ki podpirajo povedano ali besedilo na diapozitivih. Na ta način predstavitev postane doživetje za občinstvo. Za predstavitelja ima logična struktura diapozitivov tudi dodano vrednost. Lahko se predstavi bolj svobodno in samozavestno. Namesto da bi se osredotočil na vsebino diapozitivov, komunicira z občinstvom. Tako lahko svojo predstavitev prilagodi individualno potrebam občinstva.
Kaj bi se morali govorci vprašati pri oblikovanju predstavitve
Pred vsako predstavitvijo bi morali govorci sočustvovati s potrebami svojega občinstva. Vprašanja, kot so:
- Kakšne potrebe imajo moji poslušalci?
- Kaj v resnici zanima občinstvo?
- Kako dosežem predstavitveni cilj in katera dejstva so resnično bistvena?
so bistvene točke, ki osredotočajo predstavitev na občinstvo. Če voditelj ocenjuje z živahnim slogom predstavitve in dobrim očesnim stikom ter če skrbno uporablja svoje kretnje in mimiko ter glas, bo osvojil občinstvo in dosegel cilje predstavitve.
Povzetek: Vsakdo, ki dobro pozna PowerPoint, lahko ustvari strokovne predstavitve
Z Microsoft PowerPointom uporabniki dobijo najnovejšo programsko opremo za ustvarjanje poučnih in zanimivih predstavitev. Pozornost občinstva povečuje uporaba grafike, video posnetkov, animacij in drugih stilskih naprav. Vsakdo, ki pozna najpomembnejše nasvete in zvijače ter bistvene točke za vizualizacijo, lahko učinkovito uporablja vse integrirane funkcije. Konec koncev, prava mešanica med profesionalno ustvarjenimi diapozitivi in govorniškimi retoričnimi veščinami odloča o tem, ali bodo cilji predstavitve doseženi.