Kako izvoziti podatke iz Excela v druge programe

Kako izvoziti podatke iz Excela v druge programe

Izvoz podatkov iz Excela lahko pomaga izračunati vsebino tabele v drugih programih. To je bolj preprosto, kot se sliši: Delovni zvezek je shranjen v želeni obliki in ga lahko odprete po izvozu. Katere druge programe pa podpira Excel?

Programi in oblike datotek, ki jih Excel daje na voljo za izvoz

Če želijo uporabniki izvoziti podatke iz Excela za delo s podatki v drugem programu, to deluje za različne formate in programe:

• Besedilne datoteke (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• Preglednica OpenDocument

Uporabnikom programa Excel ni treba shraniti celotne mape ali delovnega lista, lahko pa tudi izvozijo posamezne vrstice ali stolpce. Podatkovne zapise je mogoče uporabiti tudi za druge programe Microsoft Office. Za to izvoz ni potreben.

Excel še vedno ponuja shranjevanje delovnega zvezka kot en sam spletni arhiv ali kot spletno mesto. Uporabnikom pa svetujemo, da lahko pri shranjevanju v tej obliki izgubijo nekatere funkcije.

Kako izvoziti podatke v besedilno datoteko

TXT

V tej obliki so znakovni nizi ločeni z znaki TAB. Izvoz podatkov iz Excela v besedilno datoteko deluje na naslednji način:

Izberete "Datoteka" in nato "Shrani kot".

Odprete »Prebrskaj« in odpre se pogovorno okno »Shrani«.

Izberite »TXT« pod »Vrsta datoteke«.

Določite želeno mesto shranjevanja in kliknite »Shrani«.

Sporočeni ste, da se bo v datoteki za izvoz odprl trenutni delovni list, kar potrdite z "V redu".

CSV

Izvoz podatkov iz Excela v CSV deluje na enak način:

Izberete "Datoteka" in nato "Shrani kot".

Odprete »Prebrskaj« in odpre se pogovorno okno »Shrani«.

Izberite »csv« pod »Vrsta datoteke«.

Potem, ko izberete mesto shranjevanja, kliknite »Shrani«.

Morda boste prejeli obvestilo, da bodo nekatere funkcije v obliki CSV izgubljene.

Kako spremeniti ločilo med stolpci za CSV

Običajno se pri CSV vejica uporablja kot ločilo med stolpci. Po potrebi pa lahko to spremenite:

1. V sistemu Windows 10 z desnim gumbom miške kliknite gumb za zagon in nato kliknite »Nastavitve«.

2. Izberite »Čas in jezik«.

3. Na levi izberite "Regija".

   

4. Pri »Povezane nastavitve« kliknite »Dodatne nastavitve datuma, časa in države«.

   

5. V polju »Regija«, ki se odpre, izberite »Dodatne nastavitve« na zavihku »Oblika«.

   

6. Odpre se pogovorno okno Prilagodi oblikovanje in v ustrezno polje na zavihku Številke vnesete znak, ki bo deloval kot nov ločevalnik seznama - na primer podpičje.

   

7. Če dvakrat zapored potrdite svojo izbiro z »V redu«, ste spremenili ločevalnik seznamov za vse programe v računalniku.

Izvoz podatkov v PDF in XPS

1. Izberite "Datoteka" in na seznamu na levi kliknite "Izvozi".

   

2. Kliknite "Ustvari dokument PDF / XPS".

   

3. Odpre se pogovorno okno, v katerem lahko izberete, ali želite shraniti datoteko PDF ali XPS.

   

4. Izberite, kaj želite, in kliknite »Objavi«.

Če so stolpci zelo široki, se lahko datoteka pri izvozu razdeli na več strani. Če želite preveriti, ali je temu tako, kliknite zavihek »Pogled« in nato »Postavitev strani«. Po potrebi nastavite postavitev strani v ležečo obliko, preden shranite Excelovo tabelo kot PDF.

Izvoz podatkov za OpenDocument

Če nekdo želi delati s tabelo, ki uporablja programe OpenOffice ali LibreOffice, lahko datoteko ustrezno pretvorite:

1. Kliknite na "Datoteka" in na "Shrani kot".

2. Izberite mesto, kamor želite shraniti datoteko.

3. V pogovornem oknu, ki se odpre, v spustnem meniju zraven »Vrsta datotek« izberite »Preglednica OpenDocument«.

   

4. Kliknite na "Shrani".

Brez izvoza podatkov: Katere elemente lahko Excel prenese v druge programe?

Za uporabo podatkovnih zapisov iz delovnega zvezka v drugih programih Microsoft Office, jih uporabnikom ni treba izvoziti - niti jim jih ni treba uvoziti v druge programe.

Kako kopirati podatke iz Excela v drug program Microsoft Office

V Excelovi datoteki izberite vire podatkov v stolpcih ali vrsticah, ki jih želite uporabiti v drugih programih.

Kopirajte jih.

V želenem programu kliknite na ustrezno mesto za podatke in ga vstavite.

Ob podatkih se prikaže majhen meni, v katerem lahko izberete možnosti vstavljanja: Podatkovne zapise lahko vstavite kot statično sliko ali kot besedilo. Možno ga je prilagoditi ciljnemu slogu ali ohraniti izvirno oblikovanje. V vsakem primeru se lahko povežete z izvirnim delovnim listom. To pomeni, da se bodo podatki v ciljnem obrazcu prilagodili, če spremenite vire podatkov v izvirnem obrazcu Excel.

Kako kopirati Excelov grafikon v drug program Microsoft Office

Izvozite grafikon na popolnoma enak način kot izvoz podatkov. Edina razlika je v tem, da grafikona ne morete shraniti kot besedilo. Mimogrede, te možnosti kopiranja in lepljenja niso na voljo v Office Online: za to potrebujete namizno različico.

Zaključek: Izvoz podatkov iz Excela ponuja te možnosti

V datotečni obliki Excel lahko z ustvarjenimi delovnimi zvezki delajo le uporabniki, ki imajo tudi program. Microsoft Office je zato omogočil izvoz podatkov iz Excela, tako da jih je mogoče uporabiti v drugih programih. Popolnih delovnih zvezkov ni treba nujno izvoziti - nekatere razdelke ali vrednosti je mogoče z nekaj kliki prenesti tudi v drugo obliko. Zlasti uporaba Excelovih podatkov v drugih Officeovih programih ni problematična za vsakega uporabnika: tu se podatki ne izvažajo, ampak le kopirajo in prilepijo. Prav tako je mogoče vzpostaviti povezavo do delovnega zvezka v Excelu.

Več člankov na to temo:

Ustvarjanje nalog iz Excela