Poišči in zamenjaj v Excelu: te funkcije prihranijo čas

To bi morali vedeti!

Zahvaljujoč Excelovi funkciji »Iskanje« je v tabeli hitro in enostavno najti določene nize znakov. Kombinacija tipk Ctrl + F odpre novo vnosno okno, ki ga lahko izpolni uporabnik. Vendar iskanje na začetku upošteva le trenutno izbrani delovni list. To pomeni, da se vrednosti ne upoštevajo, če so na drugih delovnih listih.

Iščite po več delovnih listih v Excelu hkrati

Za odpravo te težave ima isto iskalno okno gumb, ki ob pritisku razkrije dodatne možnosti. Pod tem je nato mogoče razširiti iskanje s trenutnega delovnega lista na celoten delovni zvezek. Tako bo Excelova iskalna funkcija upoštevala tudi vrednosti iz vrstic in stolpcev, ki trenutno niso vidne na zaslonu.

Poleg tega je na ta način mogoče obrniti tudi smer iskanja. Potem Excel ne deluje več od zgoraj navzdol, ampak od spodaj navzgor.

Vsebino, ki jo iščete, poiščite neposredno s formulo

Če je treba vrednost večkrat preveriti, je lahko ta postopek z velikimi bazami podatkov zelo dolgotrajen. Kratka formula je potrebna, da takoj preverite ponavljajoč se pojav iskane vrednosti.

Iščite podjetja v preglednicah Excel

Nekatere naloge pa so tako specifične, da standardizirano iskanje ne zadošča. Tako je na primer pri podjetjih, ki v podjetju že vsebujejo ime svojega ustanovitelja. V teh okoliščinah se lahko podatki dvakrat izvržejo, zaradi česar je iskanje po nepotrebnem daljše. S pomočjo formule so prikazani samo znakovni nizi, ki na primer vsebujejo dodatke “GmbH”, “AG” ali “GbR”.

Poiščite minimum brez ničelne vrednosti

Poleg tega lahko iskalna funkcija Excel razvrsti vrednosti neodvisno, če se išče največja ali najnižja vrednost. Iskanje najnižje vrednosti v vrstici ali stolpcu pa je lahko zapleteno, če je vrednost 0 prisotna, vendar je ne bi smeli upoštevati. Ker se bo Excel brez nadaljnjih omejitev vedno skliceval na to vrednost. To dejstvo je mogoče hitro popraviti v nastavitvah.

Iskanje je odvisno od velikih in malih črk

Iskanje v Excelu je lahko tudi zapleteno, če vneseno besedilo razlikuje med velikimi in malimi črkami. Excel praviloma ne razlikuje. To možnost lahko hitro aktivirate ali deaktivirate s klikom na potrditveno polje.

Vendar pa je za upoštevanje velikih in malih črk besedil, ki so združena s številkami in drugimi simboli, potrebno še nekaj več. Za to je mogoče ustvariti posebno formulo, ki reši ta problem.

Samodejno zamenjajte znake in številke v Excelu

Excelovo iskalno funkcijo spremlja tudi možnost hitre zamenjave vsebine. Odpre se s kombinacijo tipk Ctrl + H in se nahaja desno od gumba »Išči«. Tam imate možnost zamenjati določen znak z novim, samoizbranim znakom. Na ta način lahko samodejno popravite tipkarske napake.

Poiščite in zamenjajte posebne znake zvezdico * na seznamih Excel

Pri iskanju in zamenjavi vrednosti v Excelu lahko pride do zapletov, če vneseni znaki služijo tudi ločeni funkciji. To velja za zvezdico, saj se običajno uporablja kot nadomestno mesto. Nepripravljeno iskanje tega znaka se konča z dejstvom, da se vsaka obstoječa besedilna vsebina na delovnem listu nenamerno zamenja.

Tilda ~ se uporablja za obveščanje pogovornega okna, da to ne pomeni funkcije zvezdice. Ta simbol se ustvari, ko pritisnete tipko +, medtem ko pritisnete tipko AltGR. Vnesena vrednost ~ * išče obstoječe zvezdice in ne upošteva njene posebne funkcije.

Zamenjajte znake v celicah programa Excel s formulo

Tabela s celotnimi besedili pa je lahko preveč zapletena, da bi jo lahko spreminjali samo s podrobnostmi o gumbu. V tem primeru lahko uporabite funkcijo REPLACE.

Odstranite začetne ničle s seznamov SAP

Možnost zamenjave je uporabna tudi na drugih delovnih področjih. Lahko se zgodi, da prenos podatkov iz sistema SAP povzroči napačne ničle v celicah. To težavo je mogoče enostavno rešiti s trikom v pogovornem oknu Excel.

Odstranite narekovaje iz Excelovih seznamov in tabel

Poleg nezaželenih ničel se lahko pri uvozu podatkov pojavijo tudi napačni narekovaji, ki popačijo vsebino celic. Posledično Excel teh vrednosti ne prepozna več kot številk in onemogoča izračun z njimi. To težavo lahko hitro rešite tudi v pogovornem oknu Excel.

Samodejno zamenjaj barve v Excelovih preglednicah

Možnosti iskanja in zamenjave niso izčrpane z vsebino celic. Njihov videz lahko koristi tudi tem funkcijam. Možno je tudi samodejno zamenjati izbrane barve v tabeli. Če želite to narediti, ravnajte na naslednji način:

1. Odprite zahtevani vmesnik s kombinacijo tipk Ctrl + H.

2. Kliknite gumb »Možnosti«.

3. Zdaj se prikažeta dva gumba z imenom »Format«. Izberite zgornjo, ki jo najdete v vrstici »Išči«.

4. Preklopite na zavihek »Pisava« in na seznamu »Barva« določite, katero barvo želite zamenjati.

5. Izbiro potrdite s klikom na »V redu«.

6. Zdaj izberite spodnji gumb z imenom »Oblika«.

7. Preklopite na zavihek »Pisava« in določite, katero barvo želite uporabiti za zamenjavo.

8. Zaprite tudi to okno s klikom na »V redu«.

9. Kliknite gumb ZAMENI VSE, da zamenjate barve v preglednici.

Ko bo potrjeno, bodo vse celice v Excelu zamenjane z barvo, ki ste jo izbrali najprej, z drugo, ki ste jo izbrali.

Majhne funkcije Excel z velikim vplivom

S kratkimi bližnjicami na tipkovnici Ctrl + F in Ctrl + H Excel svojim uporabnikom ponuja dve funkciji Excel, ki se na prvi pogled zdijo praktične. Ob natančnejšem pregledu postane jasno, da je potencial dejansko veliko večji. Dodana vrednost je tu očitna tako za občasne uporabnike, ki bi želeli, da bi bila njihova uporaba bolj praktična, kot tudi za izkušenega uporabnika, ki upravlja velike nabore podatkov iz različnih sistemov. Zato se lahko uporaba »Najdi in zamenjaj« po želji prilagodi ustrezni vrsti uporabnika.