Različna navodila in nasveti po korakih
Mnoge dejavnosti v poklicnem ali zasebnem sektorju so odveč. To velja za ročno delo v obrtnem sektorju, pa tudi za naloge, ki se izvajajo na osebnem računalniku. Ena dejavnost, ki se nenehno ponavlja, je oblikovanje pošte z Microsoft Officeom. Ponudbe, spremna pisma za račun ali zasebni dokumenti pogosto vsebujejo enako ali podobno besedilo in so enaki glede besedila, strukture in oblikovanja.
Zaradi učinkovitosti je pisanje teh sporočil smiselno avtomatizirati z ustvarjanjem predlog v Outlooku. Uporabniki Microsoft Officea še posebej poznajo delo s predlogami iz programa Microsoft Word ali predstavitvenega programa PowerPoint. V programu za urejanje besedil ali v predstavitveni programski opremi morajo biti predloge standardne. Posebne predloge ali predloge olajšajo zasnovo predstavitev ali izdelavo poslovnih pisem. Podobno lahko nadaljujete v programu Microsoft Outlook, da se izognete odvečnosti pri ustvarjanju sporočil.
Navodila po korakih: ustvarite predloge v Outlooku
Če želite ustvariti predlogo v Outlooku, naredite naslednje:
-
Odprite »Nova e-pošta« na zavihku »Start« v Outlooku in ga oblikujte posamično z besedilom in drugimi stilskimi napravami, tako da ga lahko uporabite kot predlogo. Prav tako lahko odprete novo pošto s kombinacijo tipk CTRL + N.
-
Ko je e-pošta ustvarjena, jo shranite s klikom na zavihek »Datoteka« v meniju »Shrani kot«, namesto da sporočilo pošljete kot običajno prek polja »Pošlji«.
-
Odpre se okno, v katerem lahko shranite sporočilo. Če želite pošto shraniti kot predlogo, je pomembno, da izberete pravilno vrsto datoteke. To lahko najdete, ko kliknete pogovorno okno pod "Vrsta datoteke". Za vrsto datoteke izberite vnos »Outlookova predloga«. Outlookova predloga je vedno okrajšana z razširitvijo datoteke * .oft. Če ste za urejevalnik pošte nastavili Microsoft Word, oblika OFT (predloga Outlooka) ni na voljo za izbiro. Po želji lahko pošto shranite v Outlookovi obliki zapisa datoteke ali datoteke v obliki HTML. V tem primeru ga ni mogoče uporabiti kot predlogo v Outlooku.
-
S klikom na "Shrani" novo predlogo shranite v mapo osebnih predlog. Kot ime za predloge morate izbrati primeren, razumljiv opis. Mapo osebne predloge lahko privzeto najdete na naslednjem mestu v sistemu Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Pomembno: Če želite ustvarjena e -poštna sporočila uporabljati izključno za ponovno predložitev in jih ne shranite kot predlogo, uporabite funkcijo sledenja v programu Microsoft Outlook.
Predloga, ki ste jo ustvarili v Outlooku, je takoj na voljo za uporabo.
Ustvarite novo e -poštno sporočilo iz predloge - tako deluje
Če želite ustvariti novo e-pošto iz predhodno ustvarjene predloge, lahko uporabite naslednjo shemo:
-
Namesto da odprete novo e-pošto z gumbom »Nova e-pošta«, se v meniju pomaknite do gumba »Novi elementi«. V razdelku Elementi izberite polje: "Dodatni elementi> Izberite obrazec".
-
V naslednjem oknu kliknite polje »Izberi obrazec« na seznamu Iskanje pri možnosti »Predloge v datotečnem sistemu«.
-
Nato se odpre standardna mapa "Predloge". V tej mapi boste našli Outlookove predloge z vrsto datoteke *.pogosto prav tako druge Officeove predloge za Word, Excel ali PowerPoint. Če je vaša predloga shranjena v drugi mapi, kliknite »Prebrskaj« in izberite želeno predlogo.
-
V zadnjem koraku izberite želeno predlogo in kliknite »Odpri«.
Vaša predloga se bo odprla v urejevalniku e -pošte Outlooka. Pred pošiljanjem lahko to prilagodite in dodate hitre module. Poleg besedilnih sprememb morate prejemnika vnesti v polja Za, CC ali Skp. Pomembno je tudi, da vnesete smiselno zadevo in pred pošiljanjem preverite sporočilo glede črkovanja in napak v znakih. Ko je e-pošta, ustvarjena iz predloge, dokončana, jo lahko pošljete kot običajno.
Outlookovih predlog na splošno ni treba uporabljati za e-pošto. Če vaše naloge vključujejo vsakodnevno pošiljanje zahtevkov za sestanke z enako ali podobno vsebino enakovrednim prejemnikom, so lahko predloge koristne in prihranijo čas.
Ponavljajoče se postopke in naročila je smiselno narediti z ustvarjanjem predlog v Outlooku. Namesto da bi pisali ista ali podobna besedila večkrat na dan, vam predloge pomagajo prihraniti čas in zagotoviti analogijo z e-pošto. To je še posebej uporabno v poslovnem kontekstu, na primer pri ponudbah strankam in zainteresiranim stranem.
Povzetek in zaključek: Učinkovito in preprosto je ustvarjanje in uporaba predlog v Outlooku
Da bi se izognili odvečnosti v dnevnem poteku dela, je smiselno ustvariti predloge. Podobno kot Microsoft Word ali PowerPoint je to mogoče tudi v Microsoft Outlooku z le nekaj kliki miške.
Predlogo lahko shranite v mapo standardne predloge v samo nekaj korakih. Oblikovanje novih sporočil iz predlog se izvede tudi z nekaj kliki. Ta postopek zagotavlja prihranek časa, skladnost pri odgovarjanju na poizvedbe in zmanjšuje napake pri ustvarjanju sporočil. Outlookove predloge lahko uporabite tudi za zahteve za sestanke ali sestanke. Uporabniki, ki uporabljajo predloge posebej, so učinkovitejši in profesionalno uporabljajo funkcije Outlooka.
